ASSISTANT ADMINISTRATIF INSTANCES (H/F) INSTITUT PUBLIC OCENS

Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez une première expérience réussie sur des missions en assistant(e) administrative ou assistant(e) de direction, Vous avez une bonne connaissance de la fonction publique, idéalement hospitalière.
Vous travaillez en lien avec l'équipe de direction au sein des services ressources de l'Institut
Emploi permanent ouvert aux contractuels
Contrat à durée indéterminée
Temps non complet 50% sur la base de 39 heures hebdomadaires
Résidence administrative Nantes. Pas de déplacement.
Conditions et avantages :
Rémunération en référence à la grille des adjoints administratifs de la fonction publique hospitalière ou celle d'adjoint des cadres selon qualification
Emploi de catégorie C ou B selon qualification
RTT
Titres restaurant
Remboursement partiel des transports en commun
Avantages CGOS (prestations sociales, billetterie.)
Finalité du poste :
Soutenir sous l'aspect secrétariat le dialogue social et la communication interne,
Missions :
- Soutien administratif à la tenue des instances (CA, CSE, F3SCT) pour la direction commune : invitations, réservations et suivi de la logistique, mise en forme des documents préparatoires, des comptes-rendus, des décisions, diffusion et envoi au contrôle de légalité
- Secrétariat général : tenue de l'organigramme, archivage des conventions, tenue du padlet et supports de communication interne
- Organisation, appui administratif et logistique aux évènements
Internes
Environnement :
- Membre de l'équipe des services ressources de l'institut sous la responsabilité de la Directrice générale
- Internes : tous les professionnels de l'établissement et notamment l'équipe de direction, les membres des instances,
- Externes : intervenants externes, membres du CA,
Compétences :
Savoir-Faire
- Techniques
o Outils bureautiques avancés, exploitation des fonctionnalités rédactionnelles de l'IA.
o Capacités rédactionnelles, de mise en forme et de communication impactante fonction de la finalité visée et des destinataires
o Application d'une réglementation dans un domaine spécifique
- Organisationnelles :
o Recensement des échéances, appel aux contributeurs dans un calendrier propice au respect des échéances
o Contrôle du respect des échéances et rendu-compte
o Structuration de l'archivage
- Relationnelles :
o Empathie et capacité à anticiper les besoins de ses interlocuteurs
o Capacité à reformuler pour faire valider la commande
o Loyauté institutionnelle, discrétion et respect du secret professionnel
Savoir-Être
- Relationnelles
o Empathie et capacité à anticiper les besoins de ses interlocuteurs
- Proactivité
o Capacité à faire des propositions et à les faire valider
o Capacité à reformuler pour faire valider la commande
- Loyauté institutionnelle, discrétion et respect du secret professionnel