Chargé.e de production et d'administration (H/F) ASSOCIATION CALES OBSCURES

Association loi 1901 créée en 2014, « Cales Obscures » a pour objectif de faire connaître par le biais du cinéma la spécificité et la richesse des villes portuaires en France et à l'étranger. Ce travail de programmation, de rencontres et de production se concrétise lors d'un événement annuel phare, le Festival de Cinéma « Zones Portuaires ». https://www.zonesportuaires-saintnazaire.com/
Basée à Saint-Nazaire, l'association est composée à la fois de professionnel-les du cinéma ou de l'action culturelle, de cinéphiles et d'amoureux-ses de la façade atlantique.
Les activités de l'association :
- Organisation annuelle du festival de cinéma Zones Portuaires Saint-Nazaire (6 jours, environs 45 séances en moyenne, à Saint-Nazaire et sa région)
- Actions culturelles de territoire en lien avec le festival (ateliers de pratiques cinématographiques, séances scolaires)
- Séances de cinéma et autres actions ponctuelles hors festival
Description du poste :
Le(la) CHARGÉ(E) DE PRODUCTION ET D'ADMINISTRATION travaille avec les deux autres salarié.e.s permanent.e.s (coordinatrice générale, et chargée de de médiation et de communication) ainsi que des salarié.e.s occasionnel.le.s (programmatrice, régisseur adjoint, intervenants artistiques d'actions culturelles.) de l'association et sous la responsabilité du conseil collégial de l'association, sur tous les aspects de l'administration de l'association Cales Obscures, et de la production du festival Zones Portuaires et des actions culturelles.
MISSIONS
1) FINANCEMENTS ACTIONS CULTURELLES ET FESTIVAL
o Montage des dossiers de financements pour les dépôts de bilans sur N-1 et dépôts des demandes N-0 et N+1-2-3 sur diverses plateformes (Dauphins, démarches numériques, portail des aides de la ville de Saint-Nazaire, dossiers de demande de mécénat.). Veiller au respect du calendrier des dépôts pour les subventions festival et actions culturelles. Élaboration éditoriale à concevoir avec les autres salarié.e.s selon les actions concernées.
o Recrutement des intervenants et gestion des embauches (simulation, commande de paie en lien avec la gestionnaire des paies)
o Elaboration des budgets (avec la coordinatrice générale et la chargée de médiation)
o Veille et recherche de financements divers publics ou privés (mécènes, fondations, appels à projets)
2) SUIVIS ADMINISTRATIFS
o Gestion logistique : matériels, hébergements et transports pour la réalisation des actions culturelles hors festival (avec la coordinatrice générale et la chargée de médiation)
o Suivi de la comptabilité de l'association / Suivi de trésorerie hebdomadaire
o Commande et gestion des paies (renseigner fiches salariés et transmettre à la gestionnaire des paies la commande de paie chaque mois)
o Déposer les justificatifs comptables (dépenses et recettes) sur le drive pour la bonne tenue comptable - coordination information avec les prestataires de paie/comptabilité à l'année
o Tenue régulière des budgets avec les dépenses engagées
o Réflexion et recherche d'optimisation/structuration de l'association (administrativement, financièrement) pour visualiser l'atterrissage budgétaire.
o Participation/représentation aux différents RDV internes et externes de l'association et de son réseau.
o Participation aux réunions collégiales (1 fois / mois)
3) GESTION DU FESTIVAL (le festival a lieu début mai)
o Coordination des contenus de projet dans l'axe déterminé par le dossier de financement : embauche des prestataires et des personnels, échanges avec les partenaires, suivi du bon déroulé des plannings et de la préparation des programmes en lien avec la coordinatrice générale et la chargée de médiation et de communication.
o Mise en place partenariat : selon les besoins matériels et éditoriaux, organisation technique et logistique (projection, boisson et restauration)
o Préparation séjour invités : réservations logistiques et feuilles de route