Assistant polyvalent support achat QSEA ADECCO

Dans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) Support Achats & QSEA H/F.

Véritable relais des services support, vous assurez des missions administratives, logistiques et organisationnelles afin de garantir le bon fonctionnement du site.

Vos missions

Accueil et gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.
• Informer les visiteurs sur les règles de sécurité.
• Gérer le courrier et les accès à l'intranet.
• Réserver les salles de réunion et organiser les déplacements du personnel.
• Vérifier les factures liées aux réservations.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs et les orienter sur le site.

Support Achats

• Gérer les stocks de fournitures de bureau, mobilier, vêtements de travail et EPI.
• Réaliser les inventaires et passer les commandes nécessaires.
• Demander et analyser les devis fournisseurs.
• Réceptionner les livraisons et traiter les éventuels litiges.
• Assurer le suivi administratif des demandes d'achat et des factures.
• Participer à la gestion des contrats des prestataires externes.
• Équiper les salariés et intérimaires en vêtements de travail et équipements de protection.
• Suivre les prestations de nettoyage du site et contrôler les factures associées.

Support QSEA

• Mettre en ligne les procédures QSEA sur l'intranet et diffuser les versions papier.
• Participer à la mise à jour documentaire avec les différents services.
• Suivre les échéances de révision des procédures.
• Mettre à jour les indicateurs qualité et environnement.
• Apporter un soutien logistique aux actions de sensibilisation à la sécurité.

Support général

• Assurer l'affichage des informations réglementaires RH.
• Mettre à jour l'organigramme et le répertoire téléphonique.
• Gérer l'archivage de la documentation.
• Participer à la préparation des convocations CSE.
• Suivre l'entretien du véhicule de société.
• Assurer le suivi des procédures internes de signature et des cahiers de consignation.
• Saisir les résultats et statistiques de production.

Connaissances et complexité :

• Niveau Baccalauréat ou équivalent par expérience
• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans
• Connaissances en gestion administrative et bureautique
• Connaissances de base en achats
• Connaissances approfondies de l'entreprise, de ses services et de son organisation
• Connaissance des normes, procédures internes et QSEA
• Maîtrise des logiciels bureautiques et outils spécifiques (SAP, intranet)
• Connaissance générale de l'anglais parlé

Résolution des problèmes :

• Assurer un support pluridisciplinaire auprès de différents services et gérer des tâches variées
• Identifier les priorités et traiter les demandes urgentes de plusieurs départements
• Gérer les litiges avec les fournisseurs et prestataires externes

Liberté d'action :

• Respect des standards achats, logistique, procédures QSEA et règles internes
• Autonomie dans la gestion des prestataires, l'accueil, les commandes et les vêtements de travail
• Validation du responsable nécessaire pour les achats importants, les modifications logistiques et les litiges majeurs

Communication et concertation

Contacts internes :

• Échanges quotidiens avec les différents services pour transmettre et recueillir des informations
• Contacts réguliers avec les responsables RH, Achats et QSEA pour coordonner les priorités
• Échanges occasionnels avec les services du groupe pour l'organisation des déplacements professionnels

Contacts externes :

• Accueil et information des visiteurs, formateurs et clients
• Relations régulières avec les prestataires externes (ménage, blanchisserie, distributeurs, etc.)
• Suivi des fournisseurs et gestion des éventuels litiges
• Contacts ponctuels avec les hôtels et transporteurs pour l'organisation des déplacements

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