Assistant(e) administratif(ve) (H/F) ASSOCIATION D'APPUI A LA PARTICIPATION,

Présentation de l'établissement :
Le Foyer de jour « Le Pont de Pierre » propose 34 places d'accueil à destination d'adultes en situation de handicap (troubles psychiques, déficience intellectuelle). Les missions de l'établissement s'articulent autour de la personne accueillie, avec l'objectif de rompre l'isolement, de travailler l'autonomie et la socialisation, et de favoriser l'accès aux loisirs, au sport, à la culture et aux dispositifs de droit commun.
Vous rejoignez une équipe pluridisciplinaire constituée de professionnels : psychologue, assistante sociale, coordinateur de parcours, éducateurs spécialisés, moniteur-éducateur, animateur et professeur d'éducation physique adaptée.
Le poste s'exerce au sein du foyer, à Brétigny-sur-Orge. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef de service et du directeur de pôle, vous occupez une position centrale : vous assurez le lien entre la direction, les équipes et les personnes accueillies, ainsi qu'avec les familles, les partenaires de projet, les réseaux externes et les financeurs.
Missions principales :
Appui administratif à la direction de l'établissement
- Assurer le secrétariat du chef de service et du directeur de pôle : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels ;
- Organiser le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction de l'établissement ;
- Préparer et organiser les réunions institutionnelles (réunions d'équipe, synthèses, conseil de la vie sociale) : convocations, constitution des dossiers préalables ;
- Réaliser et centraliser les comptes rendus, y compris la prise de notes en réunion aux côtés du chef de service ou du directeur de pôle ;
- Assurer la circulation de l'information entre la direction, les équipes et le siège, et diffuser les notes de service ;
- Contribuer à la mise en forme et au suivi des documents institutionnels (projet d'établissement, rapport d'activité, plan bleu, etc.).
Administration des admissions et de la commande sociale (MDPH - Conseil départemental)
- Formaliser le dossier administratif d'étude de la demande présentée en commission d'admission ;
- Vérifier les notifications d'orientation de la MDPH et suivre leur échéance et leur renouvellement ;
- Constituer et suivre le dossier d'aide sociale, et suivre les retours de notification en relançant les services instructeurs ;
- Assurer le lien avec le référent en charge des dossiers MDPH.
Administration des projets d'accompagnement personnalisés
- Constituer et suivre les dossiers en lien avec les référents éducatifs et le coordinateur de parcours ;
- Élaborer les contrats de séjour et les documents individuels de prise en charge (DIPC) ;
- Élaborer les projets d'accompagnement personnalisés (PAP) et leurs avenants, dans les conditions contractuellement fixées.
Gestion coordonnée des parcours des personnes accueillies
- Assurer le premier contact avec la personne accueillie et l'étayage de sa demande ;
- Informer les personnes accueillies et leurs familles sur les conditions d'admission et les missions du foyer ;
- Suivre le dossier d'admission, constituer et tenir à jour le dossier de la personne accueillie, en lien avec l'assistante sociale ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et diffuser les messages aux professionnels concernés.
Gestion administrative, comptable et organisation du personnel
- Gérer le planning du personnel et celui de la direction, et créer les outils de suivi associés ;
- Préparer les éléments variables de paie et satisfaire aux obligations relatives à l'administration et à la gestion du personnel ;
- Traiter les courriers, suivre et finaliser les démarches administratives, classer et archiver ;
- Tenir la caisse et effectuer des opérations comptables simples ;
- Suivre la facturation des journées d'accueil et tenir à jour l'état des créances des personnes accueillies ;
- Participer, dans le cadre de s