SECRETAIRE ADMINISTRATIF (H/F) MAISON ENFANTS ST JEAN

Le Pôle Social Educatif et Professionnel Tarnais regroupe quatre établissements de la protection de l'enfance et de la famille du Tarn, qui accueille et accompagne des enfants de 6 ans à 21 ans dans la cadre de la Protection de l'Enfance pour leur offrir un cadre éducatif, scolaire et adapté.
Le service en Milieu Ouvert accompagne les bénéficiaires de 6 à 18 ans au domicile parental dans le cadre d'une mesure judiciaire d'Assistance Educative Renforcée.
MISSIONS PRINCIPALES
-Assurer un accueil téléphonique et/ou physique auprès du service
-Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents en collaboration avec le responsable de service
-Recueillir et traiter des informations nécessaires au fonctionnement administratif des dossiers des bénéficiaires en lien avec le responsable de service éducatif
-Contribuer à la gestion de dossiers spécifiques en collaboration avec les équipes
-Préparer et suivre les dossiers de prises en charge de bénéficiaires (Silao)
-Traiter le courrier et la gestion des messages électroniques avec les partenaires extérieurs
-Classer, organiser, actualiser et archiver des documents professionnels et réglementaires
-Activités en lien avec le fonctionnement, la cohérence et la fluidité de l'activité :
- Participer à la planification des agendas : articulation ASE Famille Tribunal
- Assurer le lien avec le Tribunal
- Participer aux réunions de service..
-Traitement des activités plus spécifiques de facturation (frais de séjour en lien avec le service comptabilité, de gestion administrative, de suivi logistique, d'achats (bons de commandes, de régie), .
SAVOIR
-Techniques de communication téléphonique
-Techniques de rédaction écrite et de communication orale
-Technologies de l'information et de la communication (TIC) (outils bureautiques, informatiques et de communication numérique)
- Maitrise de l'informatique
-Cadre réglementaire et législatif du secteur social
-Techniques de facturation
-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
SAVOIR-FAIRE
-Organiser son travail au sein d'une équipe
-Traiter des données professionnelles
-Analyser et synthétiser les informations
-Organisation et classement de documents
SAVOIR ÊTRE
-Discrétion et confidentialité
-Esprit d'équipe et sens collaboratif
-Rigueur/organisation