Assistant.e de pôle CDD - Anglais courant (H/F) AUDENCIA

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e de pôle (H/F) en CDD du 01/10/26 au 15/09/2027.
Au sein de la Direction Académique et Recherche, vous rejoindrez l'équipe Recherche (80 %) et l'équipe Faculty support (20 %). Vous assurerez des missions transversales au sein de la Direction Académique et Recherche et participerez au suivi des activités académiques et internationales d'Audencia, notamment celles en lien avec les programmes et partenariats développés en Chine.
1/ Soutien administratif pour le pôle Faculty support (20%)
Apporter un soutien administratif quotidien aux professeurs.
Gérer les demandes de visa chinois pour les professeurs se rendant en Chine.
Réserver les vols à destination de la Chine pour les programmes Executive Education.
Gestion des Partenariats de SAFTI en Chine :
- Aider sur la gestion administrative des intégrations des professeurs (l'organisation des réunions entre interlocuteurs internes et partenaires chinois, suivi des documents).
- Coordonner l'évaluation des enseignants du Shenzhen Audencia Financial Technology Institute (SAFTI), l'institut sino-français cofondé par Audencia et l'Université de Shenzhen : organisation des rendez-vous, transmissions des documents d'évaluation, suivi administratif.
- Organiser l'accueil des professeurs "visiting" SAFTI à Nantes en prenant en charge la gestion logistique complète : Gestion des plannings, coordination des réservations (transport et hébergement), accompagnement lors du premier déplacement en transport en commun et organisation d'une activité de découverte touristique locale.
2/ Coordination de la scolarité pour les programmes DBA (Doctorate In Business Administration) et programmes Scientific & Executive PhD (80%)
Gestion administrative de la scolarité :
Assurer le support administratif des programmes DBA & PhD et de l'ensemble de ses promotions, en France comme à l'international, notamment en Chine.
Coordonner la logistique des programmes DBA & PhD, notamment la réservation des vols et l'organisation des déplacements des enseignants.
Planifier les cours sur notre logiciel Aurion.
Assurer la communication avec les étudiants et accompagnement sur l'utilisation de nos outils.
Établir et transmettre les emplois du temps ainsi que les documents administratifs de suivi et d'information.
Assurer le suivi de l'avancement des thèses et des paiements des superviseurs.
Assurer la gestion et la consolidation des données au sein du système d'information pédagogique.
Mettre en œuvre opérationnellement les évolutions et contenus pédagogiques : outils et contenus pédagogiques, remontée des dysfonctionnements.
Coordonner la collecte des syllabus, leur traduction et leur publication sur la plateforme pédagogique.
Suivi des contrats et paiements des étudiants / partenaires.
Organisation du learning trip des étudiants DBA :
Etablir le planning (les cours, les visites d'entreprise et les rencontres avec les superviseurs).
Préparer les lettres d'invitation pour les étudiants et leurs accompagnants.
Accueillir les étudiants à l'hôtel et les accompagner jusqu'à l'école.
Organiser et réserver les prestations de restauration (welcome coffee, déjeuners et dîner de gala).
Coordonner l'intervention de l'interprète et assurer le suivi de son paiement.
Organisation de la cérémonie de remise des diplômes DBA :
Réserver le lieu de la cérémonie et coordonner l'intervention de l'interprète.
Lancer et suivre les invitations auprès des directeurs, des enseignants concernés et des diplômés.