Assistant de dispositif (H/F) GRETA-CFA VAUCLUSE

- Accueille et renseigne le public
- Réceptionne les appels téléphoniques et les oriente vers les interlocuteurs demandés
- Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité et/ou la structure
- Gère le courrier entrant et sortant
- Gère les dossiers d'inscription
- Produit des documents écrits (courriers, dossiers, attestations)
- Gère administrativement les concours d'entrée en formation
- Met en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier un dossier suivant la check-list validée par la commission qualité
- Gère les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale...
- Produit et délivre les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan, etc.
- Elabore les feuilles d'émargement (individuel ou groupement) et gère les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (ASP, Pole Emploi mais aussi Extranet Région).
- Assure le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences)
- Aide à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen
- Renseigne les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
- Saisit dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies
- Saisit dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (YParéo)
- Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
- Participe aux commissions d'entrée en formation
- Gère les inscriptions aux examens et l'envoi des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur.
- Participe à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles
- Prépare les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes.)