Assistant / Assistante de gestion administrative du personnel (H/F) UNION MANCELLE DES CENTRES SOCIAUX

Sous la responsabilité de la directrice du centre social des Cochereaux, et en lien avec le projet social en cours de renouvellement (2027 - 2031), l'UMCS recrute un.e secrétaire - assistant.e de gestion dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité.
En lien étroit avec la direction et l'ensemble de l'équipe du centre social, vous occupez une fonction transversale essentielle au bon fonctionnement de la structure. Le poste associe accueil des habitants, gestion administrative, suivi de l'activité et appui à la direction. Il nécessite polyvalence, autonomie et aisance relationnelle, dans un environnement associatif dynamique en lien direct avec les habitants et les partenaires du territoire.
Vous travaillez en lien avec l'ensemble des acteurs du centre social (salariés.es, bénévoles,
administratrice.teurs) à la conception et mise en œuvre du projet social.
Accueil et relation avec les habitants
- Accueillir, informer et orienter les habitants, adhérents et partenaires, sur place et par
téléphone.
- Assurer les inscriptions aux activités et accompagner les usagers dans leurs démarches.
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne circulation de l'information et à la bonne circulation de l'information au sein de la structure.
- Travailler en lien avec l'ensemble des professionnels de l'équipe.
Gestion administrative et suivi de l'activité
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative courante.
- Mettre à jour les fichiers, tableaux de suivi et bases de données.
- Assurer le suivi des inscriptions, adhésions et règlements.
- Participer à la gestion de la caisse, de la régie et des achats.
- Rédiger courriers, convocations, publipostages et comptes rendus.
- Classer, archiver et suivre les documents administratifs.
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers, notamment NOÉ/AIGA.
- Préparer les documents nécessaires au suivi comptable et budgétaire en lien avec les services concernés.
Appui à la direction et au fonctionnement de la structure
- Apporter un soutien administratif à la direction.
- Participer à la préparation et au suivi des réunions, assemblées générales et instances
associatives.
- Assurer le suivi des éléments nécessaires à la gestion des ressources humaines et à la
mise à jour des plannings.
- Assurer le lien avec les fournisseurs, prestataires et partenaires hébergés.
- Participer au suivi des contrats, interventions, équipements et locaux.
- Contribuer à l'organisation administrative, logistique et opérationnelle des actions et
événements de la structure.
Communication
- Participer à la diffusion des informations auprès des habitants, adhérents et partenaires.
- Concevoir et mettre à jour les supports de communication (affiches, flyers, newsletters,
publications numériques).
- Relayer les informations relatives aux activités et événements de la structure.
- Assurer le suivi des ateliers et des programmations en lien avec l'équipe.
- Veiller à la cohérence de la communication externe.
- Diffuser les programmations auprès des adhérents et partenaires.
Participation à la vie du centre social
- Participer à l'organisation et à la mise en œuvre des temps festifs et événements du
centre social.
- Contribuer aux projets collectifs et aux actions transversales menées au sein de l'établissement.
- Prise de fonction : 5 octobre
- Salaire indicatif : pesée 138, convention ALISFA
- Diplôme : BAC + 2 minimum (secrétariat, assistant de direction, gestion.), niveau
licence (ou équivalent) appréciée (AES, gestion en ressources humaines, gestion des
associations, etc.) ou BTS secrétariat-gestion. Expérience similaire appréciée dans le milieu associatif
Compétences attendues : Excellente maîtrise des outils bureaut
- Aisance rédactionnelle et maîtrise de la présentation des documents administratifs usuels.
- Aisance relationnelle et capacité de communication face à un public ou des professionnels,