Gestionnaire des mobilités étudiantes sortantes en Europe H/F (H/F) UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE TARBES

Sous l'autorité du Directeur des Relations Internationales, l'équipe est constituée de 6 agents administratifs permanents (3 cadres A, 3 cadres B) et de 12 enseignants-chercheurs chargés de mission (directeur DRI, directeur-adjoint DRI, programme EPS, programme FITEC, référents R.I. IUT). Il s'agit d'une équipe dynamique et ouverte au Monde, dans laquelle l'apport linguistique et culturel de chacun est un élément primordial.
Le rôle de cette Direction est de mettre en œuvre la politique internationale de l'UTTOP selon 2 axes :
L'internationalisation de l'offre de formation afin d'attirer 300 étudiants internationaux par an, Une recherche attractive pour les chercheurs étrangers et tournée vers l'international.
MISSIONS DU POSTE
Contribuer à la gestion de la mobilité sortante à l'étranger pour les étudiants en formation initiale sous statut étudiant (F.I.S.E.).
Assurer avec autonomie l'analyse, l'instruction, le suivi et la réalisation de dossiers administratifs et logistiques concourant au bon fonctionnement de la Direction.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
-Soutenir les actions liées à la mobilité étudiante sortante à l'étranger :
-Informer les étudiants sur tous les aspects liés à la mobilité (destinations, financements, règlementation, etc.),
-Participer à la procédure de sélection des étudiants,
-Instruire, suivre et réaliser des dossiers administratifs étudiants : participer à l'élaboration des dossiers de candidatures, des contrats d'études, à la mise en oeuvre de démarches (visa, assurances, logement), en respectant les procédures et contraintes afférentes,
-Assurer le classement et l'archivage des dossiers,
-Suivre les dossiers d'aides financières,
-Saisir les mobilités sur les logiciels/ plateformes afférents (Erasmus+ par ex).
-Contribuer aux actions de communication de la DRI :
-Participer à des réunions internes / externes et rédiger les comptes rendus associés,
-Participer à des « Staff Weeks » à l'étranger pour promouvoir l'Université et échanger sur les bonnes pratiques.
-Préparer et participer aux forums organisés pour promouvoir la mobilité internationale auprès des étudiants de l'U.T.TO.P.
ACTIVITÉS ASSOCIEES
- Travailler en collaboration avec la Chargée du Pilotage de la mobilité sortante (cadre A) et les autres Directions de l'Université
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe,
- Contribuer à la réponse aux enquêtes nationales (CDEFI, CTI, CGE, etc.),
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
- Participer au soutien logistique de l'activité de la DRI, de manifestations (réunions, conférences, séminaires etc.).
COMPÉTENCES REQUISES
-Connaissances (savoir) :
-Connaitre et appliquer les dispositions règlementaires du domaine d'activités,
-Connaitre l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur et de la recherche publique,
-Maîtriser les techniques d'élaboration de documents, de rapports,
-Maîtriser les règles administratives et financières du programme Erasmus+,
-Savoir utiliser les techniques de communication.
-Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
-Anglais : niveau B2 minimum ; une deuxième langue serait un plus.
-Utiliser les logiciels/outils spécifiques de la Commission Européenne, et les outils bureautiques du pack Office (Word, Excel, Powerpoint),
-Elaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion relatives au public géré,
-Gérer la confidentialité des informations et des données,
-Savoir gérer un planning d'activités et les priorités associées, en lien avec la responsable du service
-Savoir rendre compte,
-Communiquer et faire preuve de pédagogie,
-Travailler en équipe et en réseau,
-Être multi compétent.
-Compétences comportementales (savoir être) :
-Sens du service public, de l'accueil et de la médiation, goût pour le contact humain et l'accueil de tous les publics,