Gestionnaire de formation (H/F) UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Missions du service / positionnement hiérarchique :
Le service des formations et de la vie étudiante regroupe les activités de scolarité pour l'ensemble des étudiants de l'IUT et les activités pédagogiques pour les départements Chimie et Mesures Physiques.
Le service est composé d'une responsable de service, d'une adjointe, plus spécifiquement chargée de l'apprentissage, formation continue et validation des acquis de l'expérience, de 7 gestionnaires de formation.
Sous l'autorité de la responsable de service et en lien fonctionnel avec les chefs de département, les missions principales suivantes sont réalisées pour une ou plusieurs formations, en apprentissage ou en formation initiale, avec un pôle Chimie et un pôle Mesures Physiques.
Des missions transverses sont également assurées pour l'ensemble des formations de l'IUT.
Les activités peuvent suivre un plan de charge variable et les collègues du service sont amenées à stimuler l'alerte du responsable, l'entraide et la solidarité entre collègues, et donc à agir ensemble pour atteindre un but commun.
Missions principales de l'agent-e sur les formations en charge :
Traitement des inscriptions administratives / contrôle des pièces jusqu'au paiement des droits d'inscription
Délivrance des attestations d'inscriptions et les cartes d'étudiants Primo entrant
Contrôle des listes d'émargement et l'assiduité des étudiants (justificatifs d'absence),
Edition et remise des attestations d'assiduité et relevés de notes
Saisie des transferts d'étudiants d'une formation à une autre
Suivi des étudiants boursiers avec le versement et le remboursement des frais de scolarité
Edition de listes de suivi par extraction dans Apogée et vérification des données
Préparation des jurys en relation avec les enseignants
Vérification et remise des diplômes et attestations de réussite
Fiabilisation des informations dans Apogée
Suivi des tableaux de bord (cohortes.)
Archivage des dossiers
Rôle de conseil et d'aide à la décision
Participation le cas échéant à l'organisation d'évènements liés à la formation
Missions mutualisées pour le département Mesures Physiques
Organisation de l'activité de réédition de carte étudiant
Appui aux étudiants en situation de handicap (ex : preneur de note) en cas d'absence de la référente
Missions transverses pour l'IUT
Pilotage d'évènements IUT et/ou département (JPO, Remise diplôme, forum des formations)
Référente pour la fiabilisation auprès de la DFR
Profil recherché
Connaissance, savoir :
Connaissance générale de l'environnement enseignement supérieur et recherche et de l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Utilisation des logiciels de la composante : emplois du temps sur VT, Apogée, Dokeos, E-candidat, Pstage, Moodle - selon les formations prises en charge - formations possibles
Savoir-faire :
Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,)
Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
Savoir s'exprimer correctement oralement ou par écrit
Savoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes et les priorités
Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais
Savoir rendre compte
Gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir-être :
Esprit d'équipe
Sens de l'organisation
Diplomatie
Patience
Discrétion
Sens de l'accueil
Sens de l'initiative
Adaptabilité