Secrétaire du département QLIO (H/F) UNIVERSITE D'ORLEANS
Orléans (45)CDD
Salaire non précisé
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Critères de l'offre
Métiers :
- Secrétaire de l'administration scolaire et universitaire (H/F)
Expérience min :
- 1 à 2 ans
Secteur :
- Enseignement, Formation
Lieux :
- Orléans (45)
Conditions :
- CDD
- Salaire non précisé
- Temps Plein
Description du poste
Missions
Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO.
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative :
- Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
- Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, .)
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
- Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
- Classement et archivage
Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques :
- Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
- Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
- Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
- Gérer les absences (SCODOC)
- Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
- Afficher la liste des membres du Jury
- Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
- Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
- Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
- Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis
Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT :
- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
- Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
- Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
- Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)
- Compléter les tableaux de suivi (RH)
Assurer l'appui logistique du département :
- Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
- Participer à l'organisation des soutenances
- Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi
Contribuer, en appui, à la gestion financière du département :
- Établir des bons de commande et vérification des livraisons
- Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
- Suivre le stock de matériels et de fournitures
Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO.
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative :
- Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
- Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, .)
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
- Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
- Classement et archivage
Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques :
- Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
- Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
- Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
- Gérer les absences (SCODOC)
- Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
- Afficher la liste des membres du Jury
- Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
- Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
- Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
- Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis
Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT :
- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
- Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
- Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
- Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)
- Compléter les tableaux de suivi (RH)
Assurer l'appui logistique du département :
- Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
- Participer à l'organisation des soutenances
- Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi
Contribuer, en appui, à la gestion financière du département :
- Établir des bons de commande et vérification des livraisons
- Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
- Suivre le stock de matériels et de fournitures
Durée du contrat : 12 mois
Référence : 212XZBK