Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) ARFPIB CFA DES INDUSTRIES DU BOIS

Au sein de l'équipe de notre organisme de formation et centre de formation d'apprentis, vous assurez les suivi administratif ainsi que l'accueil téléphonique et physique.
Vous assurez les activités suivantes :
- Gestion du standard téléphonique
- Suivi administratif des apprentis et stagiaires de la formation professionnelle continue
- Suivi des besoins en apprentis et formations des entreprises partenaires, création d'enquêtes, mise à jour des bases de données
- Suivi des contrats et des prises en charge des organismes financeurs pour l'apprentissage et la formation professionnelle continue
- Suivi des contrats du personnel pédagogique, en lien avec la Direction et le cabinet comptable
- Saisie des factures
- Création et suivi des factures à l'attention des organismes financeurs (Région, OPCO, clients...)
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables selon les règles d'archivage et conservation de documents
- Participation à la création de dossiers de subvention et suivi des subventions obtenues
- Participation à la transmission des données administratives et comptables dans le cadre d'enquêtes ou d'audits qualité
- Relations avec le Rectorat pour l'inscription des apprentis aux examens via les plateformes spécifiques
- Gestion du déroulement des examens : réception des sujets, convocations, feuilles d'émargement, planning
- Participation à la promotion de l'organisme de formation via la création d'outils de communication, la mise à jour du site internet et/ou des réseaux sociaux ou via la participation à des salons
- S'informer et se former sur les évolutions concernant son métier, rendre compte des évolutions juridiques/technologiques