Assistant administratif / Assistante administrative OPTIMUM EVENT

Mission principale :
Assurer le secrétariat administratif du département événementiel, garantir un accueil téléphonique de qualité et contribuer au bon fonctionnement administratif du service.
Activités :
Accueil et communication
- Assurer l'accueil téléphonique des clients, intérimaires, partenaires et fournisseurs.
- Renseigner les interlocuteurs ou les orienter vers le bon service.
- Prendre et transmettre les messages.
- Gérer la boîte mail du service.
Gestion administrative
- Saisir et mettre à jour les dossiers administratifs.
- Classer, archiver et numériser les documents.
- Rédiger des courriers, attestations et divers documents administratifs.
- Assurer le suivi des courriers entrants et sortants.
- Assister le responsable du département dans ses tâches administratives.
- Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus si nécessaire.
- Commander les fournitures administratives.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives.
Gestion des intérimaires
- Remettre les chèques ou tout autre moyen de paiement aux intérimaires contre émargement.
- Assurer le suivi des remises et conserver les justificatifs.
- Répondre aux demandes administratives des intérimaires.
- Vérifier la présence des documents nécessaires avant la remise des paiements.
Gestion documentaire
- Enregistrer les documents entrants et sortants.
- Effectuer le classement physique et numérique des dossiers.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.