Assistant Administratif et Juridique (H/F) Groupe ACE

Missions principales :
-1. Gestion administrative et Propriété Intellectuelle - IP (50%)
oSuivi des factures (faible volume de 2 à 3 par semaine, avec résorption d'un passif en cours de 5 à 6 factures) avec une vigilance accrue sur la conformité de la TVA.
oGestion des brevets : Traitement des e-mails en souffrance, suivi rigoureux des échéances et mise à jour des tableaux de bord.
oDocketing : Saisie d'informations confidentielles dans les dossiers avec un contrôle strict des délais critiques.
oMarques : Suivi des procédures de dépôt (marques principales et secondaires), gestion des actions et des échéances, reporting auprès de PGR, et préparation des documents pour signature après complément d'information.
oAgenda et réunions : Organisation et gestion d'agendas complexes pour des réunions en présentiel (4 à 5 par semaine) et des réunions plus larges de 5 à 20 personnes (1 à 2 par mois).
-2. Support Office & Logistique (10% - Renforcé en août)
oGestion des envois et réception des colis (FedEx).
oRéservations et gestion sur la plateforme Bizaway.
oCommandes de fournitures de bureau si nécessaire.
oGestion de la tablette d'accueil et suivi/validation des demandes collaborateurs sur la plateforme M'Pro.
-3. Support et Achats IT (40%)
oGestion complète du cycle d'achat IT : demande de devis, saisie des informations et demandes sur la plateforme Spendex, émission et envoi des bons de commande aux fournisseurs.
oSuivi de la réception du matériel et validation des factures pour mise en paiement.

-Profil de type Documentaliste, Assistant(e) de Direction, Assistant(e) juridique ou Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e).
-Compétences clés :
oRigueur absolue et sens critique prononcé (gestion des échéances légales/brevets et de la TVA).
oDiscrétion indispensable (manipulation de données et de dossiers de propriété intellectuelle confidentiels).
oExcellente capacité d'organisation et polyvalence pour jongler entre des tâches juridiques, logistiques et financières.
oAisance avec les outils informatiques et les logiciels de gestion internes
oTrès bonne capacité rédactionnelle

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