Agent administratif (H/F) IFAC ETAB PACA

Dans un contexte de déploiement d'un outil national de gestion des plannings et afin de garantir la fiabilité et la conformité des données, le poste intègre une dimension renforcée de gestion administrative liée à la planification des équipes.
Sous la responsabilité du délégué et des coordinateurs de territoire, vous aurez en charge les missions suivantes pour différents accueils de loisirs :
Missions principales
1. Gestion des plannings et outil métier (Octime)
- Assurer la gestion administrative et le suivi des plannings des salariés via le logiciel Octime, en lien avec les responsables de site,
- Saisir, contrôler et ajuster les données de planification (horaires, absences, remplacements),
- Veiller à la conformité des plannings avec la réglementation en vigueur (temps de travail, repos, contrats),
- Identifier les anomalies et alerter les responsables concernés,
- Être l'interlocuteur de proximité pour les équipes sur l'utilisation de l'outil,
- Participer au déploiement et à l'appropriation du logiciel sur le territoire (accompagnement, appui technique de premier niveau),
- Contribuer à l'amélioration des pratiques de planification et à la fiabilisation des données.
2. Gestion administrative
- Assurer des tâches de secrétariat et de formalités administratives sous l'autorité du Responsable,
- Gérer le bon fonctionnement des services administratifs et veiller à l'organisation des activités,
- Coordonner les informations entre les différents interlocuteurs (équipe, partenaires, usagers).
3. Suivi et gestion documentaire
- Réceptionner, classer et archiver les documents administratifs,
- Effectuer des opérations comptables de base et gérer les factures,
- Gérer le suivi des inscriptions, facturations et paiements des familles des usagers participants aux activités,
- Effectuer les suivis administratifs sur plusieurs sites.
4. Autres activités
- Participer aux réunions d'équipe
- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs.
- Gestion des DUERP
- Gestion du logiciel Métiers Abelium
- Reporting CAF et sécurisation des procédures associées
Compétences requises
- Maîtrise ou appétence pour les outils de gestion des temps et des plannings (type Octime),
- Rigueur dans le traitement de données administratives complexes,
- Capacité à gérer des volumes importants d'informations avec fiabilité,
- Aisance dans la coordination avec plusieurs interlocuteurs (équipes terrain, coordination, siège),
- Capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
Informations pratiques
Ce poste requiert des compétences en gestion administrative, un bon sens relationnel, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques. La capacité à travailler sur plusieurs sites avec des organisations différentes tout en maintenant une organisation rigoureuse est essentielle.