Assistant(e) administratif(ve) (H/F) GIP FCIP DE L'ACADEMIE D'AIX MARSEILLE

Coordonnée par la responsable du pôle, la mission de l'assistant(e) administratif(ve) portera principalement sur le suivi administratif de projets bénéficiant de financements européens (ERASMUS) et des collectivités territoriales.
- Activités principales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle mobilité
- Trier et orienter le « courrier arrivé » du pôle, assurer la tenue de la boite mail du pôle et orienter les courriels reçus
- Organiser des réunions, séminaires et évènementiels,
- Réaliser les demandes de devis, les bons de commandes, traitement des frais de déplacement
- Assurer le suivi opérationnel, administratif et financier des projets
- Vérifier l'éligibilité et les pièces justificatives de réalisation selon les exigences du financeur,
- Saisir les données dans l'outil d'information budgétaire et comptable et sur les plateformes numériques pour les mobilités européennes,
- Assurer l'archivage papier et numérique des pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers
- Participer à la démarche d'amélioration continue.
- Activités liées au fonctionnement du GIP
(Uniquement pour les personnels basés dans les locaux du GIP-FCIP)
Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux.
- Compétences comportementales
- Bonne qualité rédactionnelle
- Savoir gérer les priorités, les délais et les aléas
- Respect de la confidentialité des données traitées,
- Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données,
- Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte,
- Dynamisme et esprit d'initiative,
- Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
- Compétences techniques
- Aptitude à la conduite de tâches administratives
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint