Assistant(e) prévention (H/F) AST 74

Notre association :
AST 74 est un service de prévention et de santé au travail situé en Haute-Savoie. Nous sommes ce que nous appelions autrefois « la médecine du travail » !
Ainsi, notre fonction ne se résume pas uniquement au suivi individuel de l'état de santé : notre rôle est d'accompagner les entreprises et les salariés dans des actions de prévention et de santé au travail.
Parce qu'il vaut mieux prévenir que guérir, notre but premier est d'intervenir avant que les problèmes de santé ne surviennent, en agissant sur la prévention des risques professionnels et de la désinsertion professionnelle. Concrètement, nous intervenons sur le terrain et répondons aux besoins des employeurs et des travailleurs grâce à l'expertise de professionnels passionnés : médecins du travail, infirmiers en santé au travail, ergonomes, conseillers en prévention, toxicologue, psychologues du travail, assistantes sociales.
Composée de 17 centres et près de 200 collaborateurs, notre association accompagne plus de 15 000 entreprises, pour 160 000 salariés.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de prévention à temps plein en CDD 3 mois. Poste basé à Poisy. (Haute-Savoie)
L'assistant(e) d'équipe de prévention spécialistes et cellule PDP assure un appui administratif et organisationnel auprès des équipes intervenant sur :
Les interventions des préventeurs spécialisés (ergonomes, psychologue du travail)
Les actions liées à la Prévention Maintien en Emploi
Les principales missions du poste sont :
Appui à l'activité des préventeurs spécialisés internes et externes
Prise de rendez-vous avec les adhérents pour les interventions des spécialistes et manager
Organisation des Actions en milieu de travail (AMT) pour les ergonomes :
- Réception et saisie des demandes d'AMT
- Recherche d'informations complémentaires auprès des assistantes/médecins
- Attribution des AMT aux ergonomes selon disponibilités
- 1er contact avec l'entreprise (analyse contexte)
- Confirmation par mail + saisie événement AMT
- Coordination avec ergonomes et médecins
Extraction des indicateurs avant les réunions métier
Gestion de la boite mail prévention
Centralisation des demandes d'interventions et dispatching auprès des bons interlocuteurs
Préparation logistique des interventions (réservation de salles, documentation, matériel)
Envoi de documents administratifs ou supports en amont et après les rendez-vous
Saisie des AMT sur PADOA
Suivi de la satisfaction des adhérents après intervention (questionnaires)
Coordination ponctuelle de projets de prévention collective (ateliers, webinaires.)
Saisie et suivi orientations (tableau Excel) pour les consultants externes
Appui administratif sur différents pôles et cellules
Organisation des RDV consultants :
- Préparation des vacations (plannings complexes)
- Réservation des bureaux
- Gestion du tableau de bord
- Prise de rendez-vous salariés
- Orientation vers partenaires externes
- Suivi d'activité et traçabilité
- Suivi administratif des accompagnements individuels à 3 mois/1 an (relance, archivage)
Participation aux réunions
Rédaction des comptes rendu des réunions
Gestion des Action en milieu de travail (AMT) : planification, prise de rendez-vous, etc.
Création des événements AMT dans Padoa et insertion des échanges mail dans les AMT.
Qualification : Bac +2 minimum dans le domaine administratif ou médico-social. Expérience dans une structure de santé au travail appréciée.
Compétences :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Aisance avec les outils de gestion (agendas partagés, tableaux de bord)
Capacité à organiser des événements (collectifs ou individuels)
Très bonnes compétences en communication écrite et orale
Gestion des appels téléphoniques et du contact avec les salariés/adhérents
Savoir-être :
Sens de l'organisation et de la rigueur
Autonomie et réactivité
Excellent relationnel, éco