Business Operations Specialist (Administration & Operations) (H/F) BALLISKIT

Description du poste
Suivi commercial et relation client
- Suivi des prospects et des clients existants
- Préparation et suivi des devis
- Préparation, émission et suivi des factures
- Relances clients et suivi des paiements
- Suivi des renouvellements de licences
- Coordination des demandes commerciales entrantes
- Préparation des éléments nécessaires aux démonstrations et rendez-vous clients
- Suivi des partenaires, revendeurs et apporteurs d'affaires
- Échanges réguliers avec des clients internationaux en anglais
Administration et organisation interne
- Gestion administrative quotidienne de l'entreprise
- Organisation et suivi des documents internes
- Mise en place et amélioration des procédures
- Suivi des contrats, bons de commande, factures et documents clients
- Structuration des processus internes pour accompagner la croissance
- Mise en place d'indicateurs simples de suivi commercial, administratif et financier
- Amélioration continue de l'organisation de l'entreprise
Comptabilité, juridique et conformité
La personne recrutée ne remplacera pas l'expert-comptable ni l'avocat de l'entreprise, mais deviendra leur point de contact.
- Coordination avec l'expert-comptable
- Préparation et transmission des documents comptables
- Suivi des paiements, factures fournisseurs et justificatifs
- Amélioration des processus comptables internes
- Coordination avec l'avocat pour les sujets contractuels et juridiques
- Suivi des conditions générales de vente, contrats, assurances et documents légaux
- Identification des points à améliorer et suivi de leur mise en œuvre
Processus, qualité et gestion des risques
- Participation à la structuration des processus internes
- Mise en place ou amélioration de procédures qualité
- Contribution à la mise en place d'un PCA/PRA adapté à la taille de l'entreprise
- Documentation des procédures importantes
- Suivi des risques opérationnels, administratifs et contractuels
- Proposition d'améliorations concrètes pour fiabiliser le fonctionnement de l'entreprise
Profil recherché
Qualités Obligatoires
- Très bon niveau d'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral
- Excellentes qualités de rédaction en français et en anglais
- Forte autonomie et grande rigueur
- Très bonne capacité d'organisation
- Capacité à suivre plusieurs sujets en parallèle
- Experience dans la relation client B2B
- Capacité à représenter sérieusement l'entreprise auprès de clients internationaux
- Esprit d'initiative et capacité à proposer des améliorations
- Bonne compréhension des enjeux administratifs, commerciaux et financiers d'une PME ou startup
- À l'aise avec les outils numériques : CRM, tableurs, outils collaboratifs, gestion documentaire
Qualités Appréciées
- Expérience dans une startup, un éditeur logiciel, une ESN ou une entreprise SaaS B2B
- Expérience en environnement international
- Expérience dans la facturation, les relances et le suivi des renouvellements
- Notions de droit commercial, contrats, assurances ou conformité
- Maîtrise des outils d'IA générative (ChatGPT, Claude, Gemini ou équivalents)
- Intérêt pour la cybersécurité ou les logiciels techniques
Qualifications
- Une formation en gestion, commerce, administration des entreprises, droit, finance ou équivalent est appréciée
- Le niveau de diplôme est moins important que l'autonomie, la rigueur et l'expérience réelle
- Une expérience de 3 ans minimum dans un poste opérationnel, administratif, commercial ou de coordination est souhaitée
- Une expérience dans un environnement B2B international est un vrai plus
- Le niveau d'anglais et les différentes qualités seront testés lors de l'entretien
Rémunération/Avantages
- Type d'emploi : Temps plein, 35h, CDI
- Statut : Cadre
- Télétravail complet
- Salaire : 40000€ à 46000€ brut annuel selon le niveau
- PEI/PEIRCO avec abondement avantageux