AGENT DE SECRETARIAT Ministère des Armées

En tant qu'agent de secrétariat, vous assurerez des missions de secrétariat, d'administration, ainsi que la gestion du personnel et des supports documentaires de l'ESICAéro. En qualité de conseiller du commandant d'unité pour les questions administratives, vous serez l'interlocuteur privilégié des services administratifs de la Base de défense (BdD) et du Pôle Opérations. Compte tenu du caractère opérationnel de l'unité, ce poste peut requérir ponctuellement une certaine disponibilité et une capacité d'adaptation aux contraintes et aux impératifs de service.
Vous accueillerez physiquement et par téléphone les personnels s'adressant au secrétariat et au commandant d'unité.
Vous gérerez le courrier arrivés/départs : enregistrement, distribution et archivage.
Vous exploiterez les messageries (fonctionnelles et officielles (Nemo)).
Vous gérerez administrativement le personnel de l'unité d'active et de réserve.
Vous assurerez le suivi et l'enregistrement des autorisations d'absences, des arrêts maladie, des congés et permissions, des stages promotionnels et/ou professionnels, VMP, passeport etc.
Vous suivrez l'état de présence du personnel et éditerez l'état de rationnaires.
Vous suivrez et vérifierez la forme et la charte graphique des notes et documents émis au sein de l'unité et soumis au commandant.
Vous préparerez, suivrez et enregistrerez les dossiers déplacements et les frais associés via DT CHORUS.

Titulaire d'une formation en gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'une première expérience significative dans un environnement structuré. Vous maîtrisez la gestion administrative du personnel, le suivi des dossiers et des absences, ainsi que les outils bureautiques et systèmes d'information métiers (messageries professionnelles, SI dédiés, gestion des déplacements).
Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer les priorités, assurer le suivi des échéances et garantir la conformité des documents produits. Discret(ète) et fiable, vous respectez strictement les règles de confidentialité liées aux informations sensibles. Votre sens du service, vos qualités relationnelles et votre capacité à travailler en équipe, associés à votre esprit d'initiative, sont indispensables à la bonne réalisation de vos missions.