Assistant formation (H/F) Groupe ACE

Le rôle de l'assistant formation est d'administrer la mise en oeuvre des prestations de l'organisme de formation. Dans ses missions, il/elle applique la politique qualité de l'organisme de formation, et veille à ce que les prestataires et sous-traitants remplissent leurs obligations administratives vis-à-vis de l'organisme de formation. Dans le cadre d'un remplacement et rattaché au responsable du développement et de la formation, vos activités :
*Assurer la coordination administrative
Mettre à jour les éléments contractuels à chaque prestation (conventions, contrats de sous-traitances, plannings etc...)
Assurer la réception des convocations et évaluation (évaluation de préformation, évaluation à chaud de fin de formation, évaluation post formation) par le client ou le bénéficiaire (envoi initial plus suivi des relances si nécessaire)
Garantir la bonne réception par PRODEFI des différents documents de traçabilité (émargements, conventions)
Suivre les indicateurs de remplissages de sessions (seuils d'ouvertures, places disponibles ...)
Réaliser le suivi administratif et financier des prestations
Réalisation et envoie des factures
Saisie des éléments de facturation sur les différentes plateforme (chorus, kairos...)
Saisie des éléments de preuves de réalisation des formations sur les plateformes OPCO (espace formation etc...)
Réalisation du bilan pédagogique et financier
Assurer une veille administrative et réglementaire
sourcing et recrutement de candidats pour la mise en place des titres professionnels
Suivi des certifications sur CERES
* Participer au projet pédagogique des formations
Participer à des informations collectives (chez les prescripteurs ou JPO)
Intervenir lors des sessions d'intégrations pour présenter ses missions et les attendus administratifs.
Contribuer à la réalisation des plannings en collaboration du responsable pédagogique
Communication et développement commercial
Contribuer à la diffusion de l'information
Participer à l'élaboration du plan de communication
Assurer l'information et la communication interne de l'organisme de formation
Activités connexes :
Intervenir sur des formations (selon le domaine de compétences, une formation de formateur sera propos

Exploiter l'outil informatique ( 90% de nos données sont dématérialisées)
Hiérarchiser des données sur un serveur
Utiliser la suite office (excel, word ...)
Suivre plusieurs dossiers en simultanée (classifier des éléments)
Aptitudes professionnelles
Rigueur et organisation
Disponibilité, Réactivité
Capacité d'adaptation, qualités relationnelles
Sens de l'écoute et de communication ( aisance à l'orale en téléphonie)
Sens du service (capacité à prioriser)
Champ de connaissances/ compétences du secteur
Connaissance de l'univers de la formation (initiale, continue et alternance)
Connaissance de la législation de la formation et des certifications (RNCP)
Connaissance des agréments qualité de la formation (Qualiopi, ISO 9001, Datadock...)
Connaissance en gestion administrative, comptable et financière (suivi budgétaire)
Connaissance des techniques de management
Connaissance en conduite/gestion de projet
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Rémunération : entre 2000EUR et 2300EUR bruts selon profil et expérience + tickets restaurants (carte Swile)

PRODEFI est un organisme de formation et cabinet de conseil, dont le coeur de métier est de proposer aux entreprises un service 360° dans la gestion du Plan de Développement des Compétences.