Responsable administratif et ADV (H/F) PLUSECUR

Notre société est spécialisée dans la pose de système de sécurité (Alarme, Vidéosurveillance, Contrôle d'accès)
pour les professionnels et les particuliers. Plusecur est une société de service, une entreprise collaborative,
engagée à relever les défis de nos clients.
Nous recherchons :
Assistance de Direction
- Assiste la direction dans la mise en place et le suivi des certifications en cours
- Planification des réunions, rendez-vous, déplacements
- Préparation des réunions (ordre du jour, logistique, supports.)
- Interface avec les services internes et les partenaires externes
- Participation à des projets transversaux
- Appui à la gestion de dossiers stratégiques ou confidentiels
- Contribution à la veille concurrentielle ou réglementaire
Gestion comptable
- Déclaration de TVA mensuel
- Saisie comptable
- Préparation du bilan avec notre cabinet comptable
- Etat de rapprochement mensuel
- Tenue et améliorations des indicateurs de suivi de l'entreprise (Gestion de la trésorerie)
Gestion commerciale
- Accueil des visiteurs et des clients,
- Recevoir, Orienter et Conseiller ces derniers selon leurs demandes et établir un devis à terme,
- Traitement des e-mails,
- Mise en place et gestion des contrats de maintenance (Planning de passage des techniciens)
- Relances des clients par téléphone
- Veille des appels d'offre de marchés publics et préparation des dossiers de réponse
- Etablir les devis et la facturation (relance règlements)
- Qualification de notre fichier client
- Enquête de satisfaction auprès de nos clients et recueil des avis Google,
- Mise en place de suivis statistiques sur les RDV, Devis, Ventes,
Secrétariat et Accueil
- Accueil téléphonique et du courrier quotidien avec archivage numérique et papier
- Rédaction des courriers
- Réception des colis des transporteurs
- Mise en place de nouveaux outils informatiques liés au développement de la société (ERP,
COMPTA, CRM). Mise en place des processus en lien avec notre ERP (ODOO).
- Gestion du stock et préparation de l'inventaire
- Gestion du parc véhicule (Révision, contrôle technique, etc.)
- Assister son supérieur hiérarchique dans ces taches,
Gestion clients
- Préparation du matériel nécessaire pour les techniciens et de la fiche client correspondante
- Rédaction du dossier préfecture de nos clients
- Demande acompte à la commande, attestation de TVA, abonnement GSM et activation carte SIM
en amont de la date d'installation prévue
- Dépannage de premier niveau avec les outils mis à disposition par la société
Gestion fournisseurs
- Commande du matériel nécessaire pour la réalisation de nos chantiers,
- Vérification entre commande et facturation
Ressources humaines
- Gestion des salariés (feuille d'heures, note de frais, visite médicale)
- Saisir et contrôler les relevés d'heures
- Gestion des paies en relation avec notre comptable
- Gestion des plannings (Technicien et Commercial)
- Gestion des formations + demande de prise en charge (OPCO)
Communication
- Alimenter notre page Facebook/Linkedin de façon régulière, organiser l'envoi de newsletter
- Gestion de la communication externe (site internet, flyers, tract, article de presse)
- Planifier une action de communication (inauguration, participation à un salon/foire, etc.)
Aptitudes souhaitées :
Organisation, rigueur, autonomie
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Réactivité et polyvalence
- Capacité à travailler seule et en équipe,
- Esprit d'initiative et gout du challenge,
- Force de proposition et polyvalence,
- Sens du service client et bon relationnel,
- Bonne culture administrative, comptable et juridique
- Connaissance de logiciels de gestion ou ERP (un plus)
- Maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils bureautique,