AGENT DE SECRETARIAT 1C/33 Ministère des Armées

Placé(e) sous l'autorité du chef du département Appui Scientifique et en lien direct avec les trois chefs d'unités de ce département, l'agent(e) assure le soutien administratif et logistique global du département. Le poste requiert une forte organisation transversale pour fluidifier les relations internes (direction, départements de recherche et de soutien de l'établissement) et externes (partenaires de l'établissement et tutelles).

Titulaire d'un diplôme de secrétariat /administration ou ayant de solides compétences dans ce domaine, le/la titulaire du poste doit mobiliser des compétences en gestion des flux lui permettant d'assurer l'interface relationnelle et transversale entre le département, la direction, les composantes de l'IRBA et les tutelles. Il/Elle maîtrise le traitement du courrier physique ou dématérialisé et la relecture des livrables scientifiques ou comptes-rendus pour en garantir la qualité. Au fait des exigences de la certification ISO 9001, il/elle est capable de suivre le processus qualité de l'établissement au sein de son département en assurant le suivi permanent des actions d'amélioration et la tenue des tableaux de bord. Sa compétence en gestion administrative lui permet de piloter le suivi de proximité des présences et de sécuriser la transmission des documents du personnel. Enfin, il/elle maîtrise les techniques de gestion documentaire et d'archivage, indispensables pour recenser l'activité des trois unités, classer les données et assurer le suivi spécifique des fiches de validation initiale de projet à capitaliser. Une excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs est attendue.