ADJOINT ADMINISTRATIF du GCSPA (H/F) PSY13

Pôle : Instituts de formation du GCSPA - Site d'Aix-en-Provence
Statut : Titulaire FPH - Grade : Adjoint administratif
Temps de travail : 100 % - 35 h/semaine
1. Présentation du poste
L'agent assure le traitement, l'organisation et la circulation des informations administratives des instituts du GCSPA. Il contribue au bon fonctionnement du secrétariat, en lien étroit avec les équipes administratives et pédagogiques, et participe à la gestion des relations internes et externes.
2. Missions
2.1 Missions permanentes
Assurer le fonctionnement général du secrétariat en coordination avec les équipes des instituts.
Assurer l'accueil physique et téléphonique : information, orientation et suivi des publics.
Organiser le concours d'entrée à l'IFCS : inscriptions, convocations, gestion des épreuves et résultats, coordination des jurys, organisation des épreuves délocalisées, relations avec les instances ultramarines, statistiques, élaboration d'une liste de logements potentiels.
Gérer les inscriptions, reports et désistements après concours.
Assurer la gestion administrative des dossiers apprenants.
Saisir, mettre en forme et diffuser les documents liés à l'activité de l'institut.
Gérer la prise en charge administrative des apprenants : création des dossiers, suivi de l'absentéisme, gestion des financements (Transitions Pro, CPF, ANFH), relations employeurs (conventions, relevés de présence), France Travail et Transition Pro, classement et préparation à l'archivage.
Participer à l'organisation des stages cliniques en lien avec les formatrices.
Gérer les dossiers d'évaluation continue : notes, appréciations de stage, moyennes, dossiers scolaires, saisie sur Odessa, acheminement des diplômes.
Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jurys, évaluations).
Contribuer à la démarche qualité, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi.
2.2 Missions spécifiques
Administrer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA.
Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations, rédaction des procès-verbaux.
Collecter les données statistiques pour le bilan d'activité.
Renseigner les enquêtes institutionnelles (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC.).
2.3 Missions ponctuelles
Gérer les stocks, commandes de fournitures et consommables, et suivi des livraisons.
Assurer le suivi de la maintenance d'une partie des équipements.
Préparer les locaux pour concours, évaluations et soutenances.
Participer à la surveillance des épreuves.
3. Compétences et qualités requises
Compétences
Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Adobe PDF Pro.
Excellente communication écrite et orale : écoute, adaptation au public, clarté, réactivité, capacité à rendre compte.
Organisation et planification : gestion des priorités, anticipation, initiative.
Qualités professionnelles
Analyse et synthèse.
Autonomie et sens de l'initiative.
Maîtrise de soi, capacité à travailler dans l'urgence et en équipe.
Rigueur, méthode, dynamisme.
Respect strict de la confidentialité.
Sens du relationnel.
4. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Hiérarchie
Administrateur du GCSPA
Directrice des instituts de formation
Coordonnatrice pédagogique
Cadre de santé formatrice
Fonctionnels
Secrétaires et agents administratifs du GCSPA
Cadres de santé formateurs
Agents d'entretien
Service numérique du CH Montperrin
Prestataires de maintenance des logiciels
Acteurs de la formation et services partenaires
Documentaliste
Tutelles : ARS, DREETS, Conseil Régional, Ministère de la Santé
Université (AMU), ENSOSP
Organismes financeurs