ASSISTANT ADMINISTRATIF ACCUEIL ETAT-CIVIL (H/F) MAIRIE

Placé sous l'autorité de Madame le Maire et sous la responsabilité directe de la Secrétaire Générale de Mairie, l'assistant administratif Accueil-Etat-civil apporte son expertise au service administratif. Le service administratif comprend 1 directrice et 4 adjoints administratifs. Le poste demande un travail collaboratif avec l'ensemble des agents de la collectivité.
Les missions de l'assistant administratif seront les suivantes :
ACCUEIL DU PUBLIC / POPULATION
- Assurer l'accueil général du public : accueil physique, téléphonique, diffusion et/ou traitement des courriels
- Ouvrir et enregistrer le courrier arrivé, enregistrer le courrier départ
- Rassembler les pièces, rédiger les actes, assurer la diffusion des informations des dossiers liés aux reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, demandes de changement de prénom, baptêmes civils (INSEE, mentions marginales, .)
- Etablir les extraits ou copies d'actes demandés par les usagers et les officiers publics
- Etablir les démarches liées aux demandes de recensement des jeunes
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Assurer et suivre l'affichage d'informations réglementaires
- Recevoir et diffuser les informations des services de l'Etat, notamment en matière de santé, pollution, risques météo, plan canicule
ETAT CIVIL/POPULATION
- Rédiger les mentions marginales et courriers liés à l'activité
- Remettre le formulaire règlementaire pour l'établissement d'un passeport ou d'une carte d'identité
- Renseigner et orienter le public vers les structures habilitées à établir les dossiers
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès.)
- Tenir à jour les registres d'état civil
- Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès.).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, .)
- Contrôler le droit à l'acte des mandants et délivrer les copies d'actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès.) aux intéressés, notaires, mairies..
- Annuellement, transmettre le registre et pièces annexes au Procureur de la République
- Etablir et transmettre les tables annuelles et tables décennales
- Recevoir et traiter les demandes d'attestations d'hébergement
- Assurer et mettre en œuvre les démarches de recensement de la population, assurer l'encadrement des agents recenseurs
CIMETIERE
- Renseigner les administrés et les familles, les opérateurs funéraires
- Rédiger et diffuser les titres de concessions nouvelles
- Suivre le calendrier de renouvellement des concessions, établir et diffuser les titres correspondants
- Etablir et suivre les procédures de reprise, abandons, . de concessions
- Tenir et mettre à jour le plan du cimetière et les fiches d'emplacements
- Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
MISSIONS PONCTUELLES
- Remplacement et/ou renfort auprès du service administratif
- Assistance aux élus lors de célébrations de mariages
Connaissances requises sur le logiciel Berger Levrault GRC
Expérience état-civil exigée
Maîtrise des outils de bureautique, pack Office
Sens de l'organisation, rigueur, discrétion, autonomie
Réactivité face aux situations d'urgence
Qualités relationnelles : accueil des riverains et travail en équipe
- Poste non permanent ouvert aux contractuels en contrat d'accroissement d'activité d'une durée minimum de deux mois.
- Travail sur 4.5 jours du lundi au vendredi, temps complet 35h
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Titres restaurants