Secrétaire Gestion Administrative des Apprenants et Admissions (H/F) IRTS

L'ALFOREAS-IRTS DE LORRAINE recrute 1 Secrétaire Gestion Administrative des Apprenants et Admissions (H/F) pour son site de Nancy.
CDD (jusqu'au 24 juillet inclus) à temps partiel - 24H/semaine
MISSIONS : Secrétariat des services Admissions (50%) et Gestion Administrative des Etudiants
(50%)
Le (la) secrétaire travaille en collaboration et coopération avec le responsable de service.
Il/Elle participe à l'organisation et au bon fonctionnement du service :
- Service Admission :
- Répondre aux requêtes des différents interlocuteurs internes et externes (candidats, employeurs.)
- Collecter les pré-inscriptions des candidats et gérer les inscriptions (de la réception à la validation)
- Organiser les épreuves écrites et orales (de la planification à la communication des résultats)
- Superviser la tenue de la commission d'admission
- Suivre les dossiers en post-admission
- Assurer le suivi administratif complet des candidats (inscription, convocation.)
- Gérer les intervenants occasionnels (dossiers d'intégration, planning, facturation-paie en lien avec
les services concernés.)
- Service de Gestion Administrative des Etudiants (GADE) en formation :
- Gérer le suivi administratif des dossiers apprenants
- Transmettre les informations aux collègues et aux partenaires financiers
- Compléter les déclarations et attestations périodiques aux institutions et partenaires
- Renseigner par téléphone les demandes liées aux formations, rémunérations, aides financières,
statuts
- Elaborer et envoyer les devis le cas échéant concernant les filières d'apprentissage
- Traiter les données via des applicatifs appropriés (KAIROS, Transitions Pro et LAREMU, CRGE.).
- En commun aux 2 services :
- Programmer les rendez-vous
- Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, mails
- Contribuer à une collaboration continue avec les différentes filières et autres services internes
- Participer aux réunions d'équipe
- Veiller et appliquer la législation en cours
- Etablir à la demande du Responsable de Service des statistiques
- Se positionner en tant qu'appui administratif du Responsable de service
- Faire suivre les informations (e-mail, notes, etc.) pour le compte d'un responsable ou d'un ou
plusieurs services en fonction de l'organisation de la structure.
Compétences attendues :
- Avoir une connaissance des spécificités du secteur (les établissements, les métiers, les publics)
- Maîtriser un vocabulaire spécifique
- Respecter la méthodologie interne
- Savoir accueillir le public et orienter les personnes selon leurs demandes
- Acquérir une éthique professionnelle
- Maitrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat, de communication, capacités
rédactionnelles
- Savoir chercher l'information et la mettre en application
- Travailler en équipe, en lien avec les secrétaires des autres filières
- Capacité à gérer l'ordre des priorités
Lien Hiérarchique : Placé sous la responsabilité de la Direction des Formations.
Diplômes : Baccalauréat ou équivalent Secrétariat Assistanat exigé. Niveau BTS apprécié.
Expérience : Justifier de trois années d'expérience professionnelle minimum.
Classification : CCN du 15 mars 1966 - salaire suivant grille Technicien Qualifié (1259 € brut de base) + reprise d'ancienneté à
définir selon CCNT + Tickets restaurant + Ségur.