Chargé.e d'accueil et d'assistance administrative polyvalente (H/F) CODECOM DU PAYS D'ETAIN

Premier point de contact des usagers, l'agent.e accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et assure un appui administratif polyvalent transversal aux services et à l'équipe exécutive.
ACTIVITES METIER :
1. Accueil et information du public
- Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers
- Recevoir, filtrer et orienter vers les services compétents
- Information de 1er niveau pour amener à transmettre ou faire remplir certains documents relatifs à : Assainissement Non Collectif (ANC), Ordures Ménagères (OM), scolaire/périscolaire, la Halle d'Etain
- Gestion du courrier, des colis et des clés (mise à jour de tableau de suivi)
2. Gestion administrative et facturation
- Mises à jour des logiciels e-REOM et ARPEGE
- Suivi ANC et facturation courante OM
- Diffusion d'information via PanneauPocket et site internet
3. Appui à la Direction et aux élus communautaires
- Réponses aux invitations et Assemblées Générales des élus, courrier de remerciement, actualisation de l'adresse électronique des partenaires
- Préparation logistique des réunions
- Continuité du service d'accueil
SAVOIRS FAIRE (compétences) :
- Capacités rédactionnelles (mails, courriers types)
- Gestion des priorités et des interruptions
- Force de proposition dans l'organisation des activités
- Écoute et réactivité face aux demandes
- Remontée d'informations à la hiérarchie (signalements, dysfonctionnements récurrents)
SAVOIRS (connaissances) :
- Connaissance des techniques de secrétariat, et des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaissance de l'environnement et du territoire local
- Connaissance des procédures administratives et des procédures de service applicables dans le secteur d'activité
- Outils bureautiques (Pack Office, messagerie)
- Notions RGPD appliquées à la gestion des données usagers
SAVOIR ETRE (qualités) :
- Aisance relationnelle, gestion des publics difficiles
- Autonomie, esprit d'initiative, dynamisme
- Discrétion professionnelle et confidentialité