Assistant Administratif/Gestionnaire de scolarité (H/F) UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Poste
Le doctorat de l'Université Paris-Saclay, c'est 4 500 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.L'activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 22 écoles doctorales chargée d'organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d'accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.
Les Service des Etudes Doctorales et HDR est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers doctorat (étudiants en thèse) et Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) (maîtres de conférences et chargés de recherche).
- Contribuer aux activités du Service des Etudes Doctorales et HDR
- Le/la gestionnaire sera sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences
- Dans son activité, le /la gestionnaire viendra en appui au service scolarité pour renforcer l'éguipe pendant la campagne d'inscriptions.
CDD de 4 mois - Date de prise de fonction : septembre
Missions principales de l'agent.e :
Cette liste de tâches n'est pas limitative et est évolutive en fonction de votre investissement et curiosité professionnelle.
1) Prise en charge du processus d'inscriptions sur ADUM
- Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative sur la plateforme d'inscription et de suivi des doctorants ADUM*
- Soutien et information des doctorants sur les différentes formalités concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter...)
2) Aide et soutien à la gestion administrative des dossiers HDR
- Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription sur la plateforme APOGEE**
- Aide aux maîtres de conférences et chargés de recherche concernant leur inscription administrative
- Support et mise à jour des demandes de diplômes
- Suivi des demandes de diplômes
- Entre les informations nécessaires à la fabrication des diplômes dans APOGEE - *APOGEE est un logiciel de scolarité. Une formation de l'outil est prévue
- Aide à l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes, certifications, et attestations de réussite
3) Participation à l'ensemble des activités de l'équipe
- Renseigner des tableaux de bord
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
- Informer les doctorants
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer les liens avec les différents interlocuteurs du doctorat
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Maîtrise des outils de gestion informatique
- Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Bonne capacité de traitement de bases de données
- Capacité à concevoir des tableaux de bord
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
Savoir-faire :
- Bureautique (Word, Excel, web)
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe
- Organiser son travail
- Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
- Savoir appliquer des procédures et des règles
- Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir communiquer à différentes cibles
Savoir-être :
- Excellent sens de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe et en réseau
- Esprit d'initiative
- Capacité d'écoute et d'orientation
- Excellent relationnel
- Forte autonomie
- Confidentialité
- Diplomatie