Assistant de service HSE Bird Intérim

Gestion des demandes d'achat et des commandes :

• Participe aux réunions de travail sur les appels d'offres et la rédaction des cahiers des charges
• Effectue les demandes d'achats du service
• Suit les commandes en cours
• Fait les réceptions physiques et informatiques du service
• Contrôle et suit l'enregistrement des factures associées
• Réponds aux demandes de la comptabilité et/ou contrôle de gestion relatives aux prestations réalisées et aux facturations correspondantes

Suivre le déploiement des contrats (entretien des locaux, vêtements…) :

• Demande les devis et planifie les prestations
• Suit le calendrier de réalisation des prestations demandées par le HSE / Facilities ainsi que les VGP établies pour respecter les obligations dans le cadre des contrôles règlementaires pour pouvoir valider les factures et le paiement des prestations
• Interlocuteur des sociétés prestataires pour le service : gestion des vêtements de travail, et le nettoyage industriel, gestion des déchets,..
• Gère les dysfonctionnements, répondre aux réclamations éventuelles et proposer des solutions aux problématiques remontées

Gestion documentaire :

• Assure les mises à jour de la documentation HSE dans les outils de gestion documentaire
• Est responsable du processus d'enregistrement des procédures dans l'outil de gestion documentaire.
• Participe activement aux audits / inspections en mettant à disposition les documents à jour.
• Diffuse, classe et archive les procédures du service

Coordinateur de formation du service

• Attribue en concertation avec le manager du service les parcours de formation / profils requis pour la qualification du personnel de son service.
• Assure le suivi des formations et relance si nécessaire le personnel de son service afin qu'il respecte les délais requis et au besoin alerte le manager.
• Etablit mensuellement un rapport permettant d'évaluer l'impact d'éventuels retards de formation.
• Après l'absence prolongée d'un collaborateur, réattribue les parcours de formation si absence de profil d'attribution.
• A la demande établit les rapports de qualification du personnel de son service.

Reporting

• Mise à jour des indicateurs service et/ou demandés par le global (track déchets, Atlas, CORA, ….)
• Participe à la bonne tenue et au suivi du budget de service HSE (CAPEX/OPEX)
• Tiens à jour les bases de données internes de consolidation des activités / dépenses effectuées dans le cadre environnemental afin de permettre la mise à disposition des KPI groupe HSE.
• Réalise les reporting nécessaires /reglementaire lié à DASRI, track déchets, BSD l'environnement déchets
• Suite et Réalise les CAPA dans les délais affectés
  

• Utiliser les outils bureautiques
• Connaissances en gestion de système documentaire
• Notions en droit du travail et droit de l'environnement
• Anglais
• Esprit pragmatique et méthodique
• Rigueur
• Sens du service
• Réactivité et autonomie
• Esprit d'équipe
• Sens de l'écoute et de la communication
• Capacité à prioriser

Bird Intérim - Aptitude Intérim, fondé en 2004, est un groupe spécialisé dans le recrutement, qui s'appuie sur une équipe de professionnels expérimentés pour proposer des solutions personnalisées à ses clients et accompagner ses intérimaires dans leur parcours professionnel.
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