Assistante Administrative Chantier (H/F) FM RH

Le cabinet Lynx RH recherche pour l'un de ses clients, entreprise spécialisée dans les travaux de second œuvre, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Travaux / Chantier H/F dans le cadre d'un recrutement en CDI.
Vos missions
L'Assistant(e) Administratif(ve) Travaux assure le suivi administratif des opérations de chantier et constitue l'interface entre les conducteurs de travaux, les sous-traitants, les fournisseurs et la direction. Il/elle garantit la conformité administrative, la traçabilité documentaire et le bon déroulement des procédures liées aux chantiers.
Gestion administrative des sous-traitants
Constituer les dossiers d'agrément des sous-traitants et collecter les documents obligatoires.
Vérifier la conformité et la validité des pièces administratives et réglementaires.
Préparer et suivre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage.
Assurer le suivi des échéances et relancer les partenaires concernés.
Mettre à jour les tableaux de bord de vigilance réglementaire.
Gérer les contrats de sous-traitance et leurs éventuels avenants.
Gestion des commandes et suivi des achats
Établir les commandes de matériaux, fournitures, équipements et consommables.
Contrôler les bons de livraison et leur conformité avec les commandes.
Réaliser les rapprochements entre commandes, livraisons et factures fournisseurs.
Identifier et traiter les écarts de prix, quantités ou références.
Assurer le suivi administratif des achats par chantier.
Participer au contrôle des coûts et à l'analyse de la rentabilité des opérations.
Suivi réglementaire et environnemental
Participer à la constitution des dossiers administratifs liés aux exigences environnementales des marchés.
Collecter et archiver les fiches techniques, fiches de données de sécurité et documents de conformité produits.
Assurer le suivi des documents relatifs à la gestion et à la traçabilité des déchets.
Contribuer à la préparation des dossiers de fin de chantier et des documents de conformité.
Gestion administrative des chantiers
Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des opérations.
Assurer le suivi des documents contractuels et des ordres de service.
Gérer les courriers, comptes rendus et correspondances administratives.
Assurer l'archivage physique et numérique des documents.
Participer à la préparation des situations de travaux et des décomptes finaux.
Contribuer à l'élaboration des dossiers des ouvrages exécutés (DOE).
Profil recherché
Bac +2 minimum en gestion administrative, gestion PME-PMI, comptabilité ou bâtiment.
Une spécialisation dans le secteur du BTP constitue un atout.
Bac +3 apprécié dans les domaines de la gestion ou de l'administration du bâtiment.
Expérience
Expérience de 3 ans minimum dans une fonction administrative au sein d'une entreprise du BTP.
Connaissance des procédures administratives liées à la sous-traitance et aux marchés de travaux.
Une expérience des marchés publics est appréciée
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
Bonne connaissance des logiciels de gestion dédiés au BTP.
Capacité à lire et exploiter les documents contractuels d'un marché de travaux.
Connaissance des procédures de suivi administratif des chantiers.
Notions de comptabilité fournisseurs et gestion des achats.
Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Bon relationnel et sens du service.
Autonomie et capacité à travailler en équipe.
Discrétion et respect de la confidentialité.