Secrétaire pédagogique licence & master (H/F) UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent.e s'intègre au sein de la filière d'enseignement en Electronique, énergie électrique, automatique (E3A) et de la filière de physique du département de physique. Il est en charge du secrétariat pédagogique de 4 finalités de Master 2ème année (M2) (3 finalités pour PIE et la finalité ATSI) de l'Université Paris-Saclay soit une centaine d'étudiants.
En outre, l'agent.e a la responsabilité du L3 iPC qui compte une vingtaine d'étudiants, filière qui dépend du Dpt de
Recrutement des étudiants
- réception des dossiers de candidature (Apoweb et ecandidat)
- organisation des entretiens et envoi des différents courriers
- saisie des décisions du jury de recrutement dans ecandidat
- relations avec le service de la Formation Continue et le service des Relations Internationales de l'Université
- inscriptions administratives en relation avec les services de la Scolarité et inscriptions pédagogiques (Apogée)
Organisation des enseignements
- préparation et diffusion des emplois du temps de cours, TDs et TPs
- suivi des absences des étudiants
- réservation des salles auprès du service du planning
- organisation des groupes de travaux pratiques
- organisation de la répartition des étudiants dans les modules à choix (option) mutualisés avec les autres parcours des Mentions Physique et Chimie de la Licence
Documents pédagogiques
- réception des documents transmis par les enseignants
- photocopies sur place
- distribution des documents auprès des étudiants
- demande d'impression des polycopiés auprès du service de la reprographie
- mise en ligne des documents de cours, des emplois du temps, et informations sur la plateforme ecampus et sur le site web de la formation
Stages
- envoi des courriers de demandes et propositions de stages
- mise à jour des fichiers de tuteurs
- suivi des conventions de stage auprès des étudiants (PStage)
- relation avec le bureau des stages et le service d'insertion professionnelle de l'Université
- organisation des soutenances de stages
Partiels et examens
- préparation et diffusion des emplois du temps des partiels et examens
- préparation des listes d'émargement et des copies (pour les examens sur place)
- établir la liste des matériels autorisés et fixer le calendrier de consultation des copies
- réception des copies corrigées et des notes auprès des enseignants de chaque UE
Jurys et PV de semestres et d'année
- convocation des jurys
- préparation des synthèses des notes semestrielles et annuelles pour les jurys
- rédaction des PV sous Apogée et relevés de notes
- transmission des PV au service de la scolarité
- distribution des relevés de notes aux étudiants
Enquêtes
- préparation, envoi et synthèse des enquêtes d'évaluation des enseignements de la L3 iPC (Sphinx)
- enquêtes sur l'orientation des étudiants post-diplôme, maintien et mise à jour du fichier des anciens étudiants
Gestion financière
- suivi du compte financier de la formation
- demandes d'achats en interaction avec les enseignants concernés
- préparation et rédaction des propositions de commandes
- envoi des bons de commande auprès du service financier du département
- suivi et réception des éventuelles commandes
Liste des activités non exhaustive et susceptible d'évolution au regard des nécessités de service.
Connaissance, savoir :
Apporter des réponses à des besoins spécifiques des étudiants,
Travailler en équipe, mettre en œuvre des procédures et des règles de responsabilité particulières à la coordination d'équipes enseignantes : calendrier, jury, examens,
Connaissances sur la législation qui encadre l'activité professionnelle
Outils bureautiques : word excel photoshop,
Saisies Apogée et manipulation de la base de la données PStage et maitrise de ses fonctionnalités