Assistante administrative / commerciale H/F Le Cercle Intérimaire

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche une Assistante Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.Missions principales :Gestion administrative•Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.•Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.•Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.•Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.•Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.Suivi des chantiers & sous traitance•Constitution et suivi des dossiers sous traitants.•Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.•Suivi du carnet de commandes.•Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.•Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.•Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.Facturation & gestion financière•Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & divers).•Envoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.•Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.•Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.•Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relances).•Demande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.Gestion contractuelle & appels d'offres•Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.•Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réception…).•Gestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.•Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.•Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.Suivi interne & reporting•Mise à jour des tableaux de suivi.•Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilité.•Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.•Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.Profil recherché :•Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.•Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internes).•Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.•Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.•Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.