Assistant-e Administratif-ve (H/F) HERCULE INSERTION

Missions :
Sous l'autorité de la responsable d'activité, l'assistant-e administratif-ve, vous assurez le bon fonctionnement administratif du service de mise à disposition de l'association intermédiaire.
Elle apporte un appui opérationnel aux chargés de clientèle dans le suivi des salariés en insertion et dans la gestion administrative des missions réalisées auprès des entreprises clientes et particuliers. Elle contribue à la qualité du suivi administratif, à la fluidité des échanges internes et externes ainsi qu'au respect des obligations réglementaires liées à l'activité de l'IAE.
Gestion administrative des salariés en insertion
- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés ;
- Préparer les contrats de travail, avenants et documents liés à l'embauche ;
- Assurer le suivi des pièces administratives obligatoires ;
- Enregistrer les informations dans les logiciels et outils de gestion ;
- Suivre les absences, congés, arrêts maladie et accidents du travail ;
- Préparer les éléments nécessaires à l'établissement de la paie ;
- Contrôler et saisir les relevés d'heures.
Appui administratif aux chargés de clientèle
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service ;
- Réceptionner et traiter les demandes des clients et salariés ;
- Participer à la planification et au suivi des missions de mise à disposition ;
- Mettre à jour les plannings d'intervention ;
- Assurer la transmission des informations entre les différents interlocuteurs ;
- Participer au suivi administratif des missions et renouvellements.
Suivi administratif de l'activité :
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi d'activité ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
- Participer à la préparation des bilans d'activité et reporting ;
- Veiller au respect des procédures internes et obligations réglementaires ;
- Participer à l'amélioration continue des outils et procédures administratives.
Activités complémentaires :
- Participation aux réunions d'équipe ;
- Appui ponctuel à d'autres services administratifs ;
- Participation à l'organisation d'événements ou actions collectives.
Compétences techniques
- Connaissance du secteur de l'Insertion par l'Activité Économique souhaitée.
Qualités relationnelles
- Sens de l'accueil et de l'écoute ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Travail en équipe ;
- Aisance relationnelle avec des publics variés ;
- Patience et bienveillance.
Formation souhaitée :
- Une expérience dans le secteur social, associatif ou de l'IAE constitue un atout.
Horaires de travail: Du Lundi au Vendredi de 9h à 17h30
Tickets restaurants et mutuelles
Les plus :
Connaissance du secteur de l'Insertion par l'Activité Économique et dans tout les cas appétence pour le social et l'insertion.
Véhicule souhaité