Assistant(e) Front Office H/F Fiducial

Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Front Office
Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront :
• Traitement des nouvelles annonces
• Attribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers…
• Suivi des annonces « Mont Ventoux » et envoi un mail d'information à la gendarmerie
• Vérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipe
• Archivage de la documentation relative aux annonces
• Vérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantes
• Soutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annonces
• Prêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité…
• Support en cas de questions ou problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel…
• Commande de taxis
• Prise de commande des repas à la cantine à la demande
• Aide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du site
• En cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le client
• Accueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matériel
• Faire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupe
• Préparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoins
• Gestion des clés des locaux
• Véhicules loués : récupération et remise des clés au loueur
• Communication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction client
Collaboration avec les hôtels et les traiteurs
• Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteurs
• Gérer les réclamations
• Gérer la facturation
Voitures de pool
• Tenue du tableau récapitulatif d'attribution des véhicules de pool
• Enregistrement de l'autorisation de roulage dans le système FIPS
Back-up Back-Office
• Validation des annonces après vérification de la conformité des annonces
Vérification que les annonces sont compatibles avec les capacités du centre et entre les différents essais Autres prestations
• Commander des prestations pompiers, médecin supplémentaires, patrouilleurs, bus, fourgons…
• Assurer le suivi des commandes, la vérification des devis et des factures
• Commande de bus pour les transferts
Back-up Gestion des clés Transport
• Remise ou reprise des clés aux essayeurs
• Accueil des transporteurs et enregistrements correspondants
Collaboration avec les acteurs internes et externes
• Lien avec la Tour de Contrôle, le poste de garde et le client pour information importantes, annonces spéciales nécessaires au bon déroulement des essais

- CDD temps complet
- Possible CDI par la suite
- Travail de jour : 7h30 16h30
- Coefficient AM 260 (2223,93€ brut/mois)
Permis, habilitations et qualifications
Niveaux de langues : Allemand > C1 - Anglais > B2 - Français > C1
WBT Test BMW Miramas
Les « savoirs » et « savoir-faire »
Connaissance des consignes
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels et équipements mis à disposition
Les « savoir-être »
Rigueur
Qualités d'écoute et de communication, sens du service
Ecoute et gestion des situations délicates (sens des responsabilités et priorités, résistance au stress…)
Respect des consignes et process en place
Devoir de réserve / confidentialité
Capacité d'analyse et sens de l'organisation, des responsabilités et du serviceé
Pour postuler, adressez votre CV à ***