Assistant administratif H/F Proman

Notre agence recherche pour un client basé à Abrest, un assistant administrative H/F :

Assurer le bon fonctionnement administratif du site et garantir un accueil professionnel, chaleureux et efficace des visiteurs, collaborateurs et partenaires, en incarnant l'image de l'entreprise.
Contribuer activement au suivi administratif des ressources humaines en appui au service RH.

L'assistant(e) administratif(ve) et Accueil est amené(e) à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes tels que les clients, les fournisseurs, les partenaires et les services de l'entreprise.

Accueil et communication :
• Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires.
• Gérer l'accueil téléphonique : filtrer les appels, répondre aux demandes, orienter vers les bons interlocuteurs.
• Traiter les courriers et les courriels entrants et sortants.
• Diffuser les communications internes (affichages, notes de service, etc.).

Support administratif général :
• Assurer le suivi administratif de l'activité du service (classement, archivage, rédaction de courriers, mise à jour de documents).
• Organiser les réunions, rendez-vous et événements internes (réservations de salles, convocations, logistique).
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes associées.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi de l'activité.

Interface avec les interlocuteurs internes et externes :
• Collaborer avec les différents services de l'entreprise (RH, comptabilité, logistique, direction).
• Interagir avec les clients, fournisseurs et partenaires pour des demandes administratives ou organisationnelles.

Appui RH & gestion administrative du personnel :
• Participer au traitement des candidatures (tri des candidatures spontanées, réponses, gestion du vivier via l'outil dédié).
• Contribuer aux formalités d'intégration (déclarations réglementaires, affiliations, intégration administrative).
• Assurer la saisie et le suivi des éléments de présence, des absences et des arrêts de travail.
• Contribuer à la création, la mise à jour et la clôture des dossiers administratifs des collaborateurs.
• Préparer et émettre diverses attestations et documents administratifs liés au personnel.

Pour plus d'offres d'emploi, téléchargez notre application myPROMAN intérimaires sur App Store ou Google Play.

Connaissances :
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) pour la gestion quotidienne des tâches administratives.
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé, pour assurer une communication claire et professionnelle, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Maîtrise de l'anglais, notamment pour la gestion du standard téléphonique de l'entreprise et les échanges avec des interlocuteurs internationaux.
• Capacité à utiliser un standard téléphonique, spécifiquement pour le poste dédié à l'accueil téléphonique de l'entreprise.

Compétences métier :
• Communication écrite : être capable de rédiger des courriers, notes de service ou comptes rendus avec clarté et synthèse (bon niveau rédactionnel).
• Accueil téléphonique : capacité à filtrer les appels, prendre des messages et accueillir tout interlocuteur avec professionnalisme.
• Capacité à gérer les demandes administratives directes
• Savoir élaborer et suivre des tableaux de bord sur Excel
• Savoir préparer une présentation sur power point
• Être capable d'assurer l'assistance métier avec un bon niveau de compréhension des enjeux du secteur

Compétences comportementales :
• Sens de l'organisation et rigueur d'exécution
• Capacités relationnelles, savoir interagir avec courtoisie et professionnalisme avec tous les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à anticiper et gérer les aléas
• Bonne gestion des priorités dans un environnement multitâche et en lien avec plusieurs services
• Rigueur et confidentialité

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROMAN est le 4ème acteur européen sur le marché du travail temporaire et des ressources humaines. Avec 1 278 agences dans 18 pays dont 400 en France, PROMAN fait travailler 100 000 collaborateurs intérimaires chaque jour. Le Groupe fondé à Manosque en 1990, est le partenaire privilégié de plus de 50 000 entreprises des secteurs comme l'industrie, le btp, la logistique, le tertiaire ou l'automobile. En forte croissance année après année, PROMAN surperforme son marché en 2024 avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros. L'entreprise familiale compte aujourd'hui 6 500 collaborateurs permanents et doit sa position à ses valeurs fondatrices : le travail, l'agilité, la bienveillance, l'audace, le plaisir et le bon sens.