Assistante formation H/F (H/F) CENTRE HOSPITALIER JEAN LECLAIRE

Sous la responsabilité de la cadre de formation, vous assurez plusieurs missions :
GESTION ADMINISTRATIVE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer la gestion administrative des actions de formation retenues :
o Suivi des candidatures
o Suivi des formations obligatoires selon le métier
o Inscription des agents : en intramuros et en extérieur
o Suivi des dossiers des agents en formation promotionnelle
o Création d'un dossier pour chaque formation validée
o Gestion des conventions de formation
Assurer la réalisation du plan de développement des compétences
Assurer le bilan de l'année écoulée
Classer et archiver les dossiers et documents relatifs à la formation
GESTION FINANCIERE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer le remboursement des frais des agents à partir des justificatifs donnés et l'enregistrer
sur GESFORM
- Assurer le paiement des factures des organismes extérieurs
- Réaliser la demande de remboursement auprès de l'ANFH sur le logiciel GESFORM
- Assurer le suivi régulier du bilan financier du plan de formation (enregistrement ANFH) et
réaliser les deux clôtures semestrielles
- Réaliser le solde de clôture de fin d'année : ANFH et tableau comptable
- Assurer les requêtes et suivis des demandes de financement sur les fonds mutualisés de
l'ANFH
- Réaliser le calcul prévisionnel des coûts pour les études promotionnelles
Pour l'organisme de formation CFPS du Centre Hospitalier :
- Assurer le suivi financier des formations proposées par le CFPS :
o Établir une facture
- Participer :
o Au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier à remplir pour la DREETS chaque
année
o À l'élaboration du bilan financier et pédagogique du CFPS présenté à la Direction
GESTION ACCUEIL ET INFORMATION :
- Collaborer avec l'ANFH, les organismes de formation extérieurs, les responsables des
différents services de l'établissement
- Préparer les salles de formation (matériel informatique, matériel pédagogique.)
- Accueillir les stagiaires et les formateurs (téléphone, physiquement)
- Gérer les commandes mensuelles alimentaires et de papeterie
- Participer à la gestion de la communication auprès de l'extérieur
- Lors d'appel téléphonique des responsables de formation, proposer des formations réalisées
dans les 2 mois à venir
- Envoi de fiches de formation réalisables par le CFPS aux établissements proches du CH
SARLAT
- Répondre aux demandes et questionnements des stagiaires en lien avec les documents
administratifs attendus