Secrétariat pédagogique de la Licence Professionnelle (H/F) UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Poste
Mission du service : Secrétariat pédagogique
CDD de 1 an - date de prise de fonction: 01/09/2026
Activités principales de l'agent.e :
L'agent.e est chargé.e d'assister les responsables de la spécialité dans la gestion et l'organisation des trois formations. Il/elle interagit avec l'ensemble des équipes pédagogiques (enseignants, intervenants extérieurs, environ 40), des étudiants (environ 90 étudiants) et des différents services de l'Université et des CFA.
- Réalisation et diffusion de documents (carnets de présence, mise à jour des documents de rentrée et présentations diverses, compte rendus de réunions pédagogiques, mise à jour ecampus) et archivage
- Gestion des examens (préparation des copies, impression des sujets et feuilles d'émargement, organisation des soutenances, suivi des grilles d'évaluation)
- Saisie Apogée : Inscriptions pédagogiques, gestion des notes, édition relevés de notes et procès-verbaux, organisation des jurys d'année et de diplomation...
- Gestion des recrutements (dossiers de candidatures, organisation des jurys de recrutement, convocation des candidats) et des conventions (stage et partenariats)
- Gestion de budget (250 k€, réalisation/suivi des commandes, gestion des dossiers d'heures complémentaires, des ordres de mission)
- Gestion de l'emploi du temps et réservation des salles
- Participation aux réunions (mensuelles de la LP BIB et conseil deperfectionnement annuel des formations)
- Organisation des événements des formations (cérémonie remise des diplômes, forums..)
Profil recherché
Connaissance, savoir :
Enseignement supérieur :
- Connaissance des textes réglementaires liés à la scolarité universitaire (LMD, alternance, FTLV)
- Maîtrise des procédures d'inscription, de gestion des examens et des jurys
Outils et logiciels :
- Logiciels de gestion pédagogique (Apogée, Parcoursup, eCandidat, etc.)
- Bureautique : Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique
- Bases de données et outils collaboratifs (SharePoint, i.e.Teams, ENT, i.e. moodle)
Techniques de secrétariat :
- Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, PV de jurys)
- Archivage et classement de documents
- Organisation logistique (réunions, déplacements, événements pédagogiques)
Savoir-faire :
Gestion administrative :
- Suivi des dossiers étudiants (inscriptions, conventions, stages, apprentissage, diplômes)
- Organisation des emplois du temps et des salles
- Coordination avec les enseignants, les intervenants, les CFA et les services centraux
Communication :
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et enseignants
- Transmission claire et efficace des informations
- Capacité à rédiger des documents pédagogiques et administratifs
Organisation et rigueur :
- Priorisation des tâches
- Respect des échéances et des procédures
- Autonomie dans la gestion quotidienne
Savoir-être :
- Sens du service public et de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité et sens de l'initiative
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Adaptabilité face aux évolutions réglementaires et numériques
- Bienveillance et diplomatie dans les relations avec les usagers