Assistant(e) administrative (H/F) EHPAD MAISON SAINTE MARIE

Notre établissement
La Maison Sainte-Marie est un EHPAD associatif à but non lucratif, membre du groupement Alliance Mormaison. Nous accueillons 70 résidents en hébergement permanent et 2 personnes en accueil temporaire, dans un établissement à taille humaine, au cœur du littoral vendéen.
Notre maison porte une attention particulière à la qualité de l'accueil, à la relation avec les résidents, les familles et les professionnels, ainsi qu'au climat de confiance au sein des équipes.
Notre projet
Accueillir avec délicatesse, créer des liens et servir avec humanité les personnes âgées, dans une atmosphère familiale. Chaque professionnel contribue, à sa place, à la qualité de vie des résidents et au bon fonctionnement de l'établissement.
Le poste
Dans le cadre d'un recrutement, nous recherchons un assistant administratif ou une assistante administrative pour rejoindre le pôle administration.
Sous l'autorité de la directrice, et en lien étroit avec la responsable de service, vous apportez un appui administratif essentiel à la vie de l'établissement. Votre rôle sera à la fois administratif, RH et organisationnel : suivi du personnel, absences, remplacements, indicateurs RH, formations et appui administratif à la direction.
Ce poste s'adresse à une personne rigoureuse, fiable et organisée, qui apprécie le contact avec les équipes et sait travailler avec discrétion dans un environnement humain.
Vos principales missions
- Assurer la gestion administrative du personnel : contrats de travail, avenants, courriers et documents liés à l'embauche, au suivi du contrat et aux départs.
- Mettre à jour, suivre et classer les dossiers du personnel, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité.
- En lien avec la responsable de service, contribuer au suivi des plannings et assurer l'organisation administrative des remplacements : suivi des absences, anticipation des besoins, recherche de solutions de remplacement, mise à jour des informations de planning, suivi des congés et des compteurs.
- Alerter la direction et la responsable de service en cas d'écart, d'incohérence ou de difficulté repérée dans l'organisation.
- Suivre et mettre à jour les indicateurs RH utiles au pilotage des effectifs : compteurs, absentéisme, motifs d'absence et de remplacement, turn-over, mouvements du personnel et éléments d'aide à la décision.
- Assurer le suivi administratif des recrutements, des stagiaires et de l'intégration des nouveaux salariés.
- Participer au suivi du plan de développement des compétences : formations, relations avec l'OPCO, inscriptions, convocations, attestations et suivi administratif des dossiers.
- Contribuer à la gestion administrative des parcours professionnels : entretiens professionnels, évolutions de poste, besoins en compétences et éléments liés aux plans de carrière.
- Organiser le suivi des visites médicales obligatoires et participer, dans votre champ d'intervention, au suivi administratif de la qualité.
Profil recherché
Vous aimez le travail administratif précis, utile et concret. Vous êtes organisé, discret, réactif et attentif à la qualité des informations transmises.
Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle, prioriser les urgences et garder une posture professionnelle dans les situations sensibles.
Vous appréciez le travail en lien avec la direction, la responsable de service et les équipes de terrain. Vous êtes à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés : salariés, candidats, remplaçants, organismes de formation, médecine du travail, OPCO.
Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils bureautiques et de bonnes capacités rédactionnelles. Une aisance avec les outils de planning, le suivi RH ou la gestion des remplacements serait un vrai plus.