Un.e assistant.e administrat.if.ive, chargée d'accueil (H/F) GROUPEMENT D'INTERET PUBLIC MAISON DES E

La Maison des enfants (MDE) de Nantes a été créée sous la forme d'un groupement d'intérêt public (GIP) le 05 mars 2026, réunissant l'Agence Régionale de Santé de Loire Atlantique, la Ville de Nantes, le Centre Hospitalier Universitaire et le Conseil Départemental de la Loire- Atlantique.
Le GIP MDE est réglementé par une convention constitutive qui définit son objet principal : prendre soin et accompagner les enfants de 6 à 11 ans plus particulièrement sur la santé psychique tout en prenant en compte les liens avec leur santé globale.
En lien avec son objet, la MDE a pour objectifs principaux de :
1. contribuer à l'amélioration et du bien-être et de la santé des enfants de 6 à 11 ans
2. participer à la réduction des inégalités sociales et territoriales d'accès aux ressources de santé globale pour les enfants de 6 à 11 ans.
La Maison des enfants est un acteur de prévention secondaire qui centre son action sur la prévention, le repérage, l'accompagnement court et l'orientation des enfants de 6 à 11 ans. Elle propose :
- un accueil rapide, inconditionnel et gratuit ;
- une évaluation globale de la situation de l'enfant ;
- un accompagnement individuel et/ou collectif (social, psychologique, médical, éducatif) court et/ou une orientation adaptée aux besoins de l'enfant.
Activités principales du poste
Assurer l'accueil et la gestion administrative de la MDE
- Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques et donne un premier niveau d'information
- Accueil physique, du public et des professionnels, avec ou sans rdv
- Renseigne le logiciel métier de la MDE
Organisation, participation et suivi de la vie de la MDE
- Prise de rendez-vous et gestion des plannings des professionnels de la MDE
- Assure la gestion de la boîte morale de la MDE et réoriente les demandes
- Organise des réunions et rendez-vous internes et externes à la MDE (planification, préparation de documents divers, diffusion de documents compte-rendu)
- Assure la bonne gestion des lieux d'accueils (réservation par les partenaires, veille au rangement par tous des espaces, veille sur les éléments pouvant être dégradés, gestion de l'affichage.etc)
- Participe aux réunions cliniques hebdomadaires
Gestion administrative
- Réceptionne, trie, diffuse et assure le suivi des courriers de la MDE
- Crée et actualise les fichiers professionnels
- Réalise des comptes-rendus de réunion
- Met en forme et envoie des courriers
- Met en forme des supports pwp
- Recense les besoins en fourniture de bureau, assure la répartition dans l'équipe et le suivi du stock
- Recense les besoins en produits et équipements médical, assure la répartition dans l'équipe et le suivi du stock
Activités secondaires du poste
Assiste le/la référent.e informatique de la MDE. Participe à l'accueil des nouveaux professionnels (demande de matériel, ouverture des droits .)
Participer aux évènementiels de la MDE :
- Appui administratif et logistique dans l'organisation du comité d'animation partenariale, de journées thématique, d'étude ou de séminaire (mise en place des espaces, course, .)
Assurer une veille documentaire et une bonne diffusion des informations reçues des partenaires
Participer à la gestion de situations de crises (sanitaires, sociales.)
La fonction d'assistante administrative, chargée d'accueil est rattachée à la Directrice de la MDE, sans responsabilité hiérarchique auprès des membres de l'équipe.
Elle est affectée administrativement et localisée au siège de la MDE à Nantes.
Elle participe des fonctions d'accueil et d'organisation nécessaires au bon fonctionnement de la MDE.
Elle est en lien étroit avec la Directrice sur l'ensemble des questions relevant de l'accueil, de la gestion des plannings et du fonctionnement quotidien de l'équipement.