Coordinateur du Portail Familles Petite Enfance (H/F) Communauté de Communes le Grésivaudan

Environnement de travail :
Au cœur du Sillon alpin, Le Grésivaudan se déploie entre plaine et montagnes sur un territoire d'innovation où la qualité de vie et la diversité des activités lui confèrent une forte attractivité renforcée par des opportunités de développement dans de nombreux domaines.
La direction Enfance, Jeunesse et Parentalité (DEJP) regroupe 20 multi-accueils, 9 relais petite enfance (RPE), 5 lieux d'accueil enfants-parents (LAEP), 6 accueils collectifs de mineurs (ACM), une cellule santé inclusion handicap et une cellule Portail familles. Elle compte 300 agents.
Descriptif du poste :
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, vous assurer la gestion et le suivi des inscriptions, de la facturation et des commissions d'attribution pour les Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) et les structures multi-accueils.
Vous veillez à la bonne utilisation du portail par les familles et les services afin d'optimiser le parcours usager.
Vous encadrez et animez une équipe, pilotez les projets d'amélioration du service et garantissez le bon fonctionnement du logiciel en lien avec le prestataire.
Planning :
4 jours / 5 jours en alternance hebdo ou 4.5 jours hebdo
Missions :
Gestion du portail familles et des logiciels métiers :
- Assurer le bon fonctionnement du portail familles et signaler les anomalies techniques.
- Collaborer avec la direction des services informatiques et les prestataires pour optimiser les fonctionnalités du portail et tester les mises à jour avant leur déploiement.
- Appliquer et mettre en œuvre les demandes de fonctionnement définies par la direction, notamment en matière de paramétrage et d'utilisation du logiciel.
- Piloter la gestion, la configuration et l'actualisation des paramètres du portail en tenant compte des évolutions des évolutions réglementaires et des besoins des services, etc.
Gestion et analyse des données :
- Élaborer des études et des outils d'aide à la décision.
- Actualiser les tableaux de bord pour optimiser le service.
Gestion des inscriptions, des commissions d'attribution et communication avec les familles :
- Piloter le traitement des demandes d'inscription aux accueils collectifs de mineurs et aux structures multi-accueils, en veillant à la complétude des dossiers et au strict respect des critères d'admission.
- Participer aux commissions d'attribution des places en lien avec les services concernés et communiquer les décisions aux familles.
- Accompagner les familles dans l'utilisation du portail, répondre à leurs demandes et faciliter la transmission d'informations entre les services et les usagers.
- Organiser la mise à jour des bases de données et des informations relatives aux familles et aux enfants.
Facturation et suivi administratif :
- Gérer la facturation des prestations en lien avec les ACM et les structures multi-accueils.
- Veiller à l'application des tarifs en fonction des critères établis (quotients familiaux, aides diverses).
- Suivre les paiements et collaborer avec le service comptable.
- Établir des tableaux de bord et des analyses statistiques pour le suivi des activités.
Encadrement et animation de l'équipe :
- Encadrer et animer une équipe de 2 agents en charge de la gestion des dossiers familles, de la facturation et de l'accueil des familles.
- Planifier, organiser et contrôler les activités de l'unité.
- Participer aux réunions en lien avec le portail familles avec les directions supports : Comité technique, Comité de pilotage, etc.
Spécificité du poste :
Encadrement de 2 agents
Avantages :
- Télétravail
- Tickets restaurant avec une participation de l'employeur à hauteur de 60%.
- Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)
- Prestations d'actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc. .), etc.