Attaché-e de Direction (H/F) CC DU PAYS DE CRAON

Assistanat de direction
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Générale des Services (suivi de l'agenda)
- Gérer la planification des diverses réunions et rencontres
- Organiser des déplacements professionnels de la Direction (réservation voiture, train...)
- Référente du calendrier CCPC du Président et suivi de ses rendez-vous
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction
- Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriels, courriers, attestations
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement
- Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, réunions de responsables de services, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)
Pilotage de l'équipe
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du secrétariat général
- Assurer la continuité du service (assurer l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence des agents d'accueil)
- Effectuer le suivi des plannings (en lien avec le service RH)
- Assurer les entretiens réguliers et professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et conflits
Administration générale
- Concevoir et animer des outils de planification et des procédures de contrôle auprès de la direction et des services
- Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des assemblées
- Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des assemblées
- Rédiger les comptes rendus des assemblées et assurer la transmission des décisions
- Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions
- Contrôle le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité
- Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures
- Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services
- Élaborer les rapports d'activités
- Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services
- Gestion des fournitures et du matériel (inventaire, achat, optimisation.)
- Superviser la gestion et la réservation des locaux et des salles
RGPD
- Informer et conseiller les élus et les agents
- Tenir les registres rendus obligatoires par le RGPD, dont celui des activités de traitement
- Veiller au respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données
- Coopérer avec l'autorité de contrôle (la CNIL) et être le point de contact avec celle-ci
- Sensibiliser la collectivité aux obligations liées au RGPD
- Édicter des codes de conduite et des procédures concernant l'usage des données personnelles détenues.
Gestion du foncier
- Gérer les dossiers et les procédures d'acquisitions, de cessions, d'échanges de biens
- Participer à la conduite des procédures de déclaration d'utilité publique et d'expropriation
- Gérer le patrimoine privé intercommunal
- Effectuer le classement ou déclassement des biens
- Suivre les mises à disposition en lien avec les différents services
- Enregistrer et suivre les déclarations d'intention d'aliéner
- Assurer la gestion administrative liée aux dossiers fonciers : tableau de bord, suivi, registres, archivage.