Assistant administratif Master international (H/F) UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Poste : PRISE DE POSTE LE 14 SEPTEMBRE 2026.
Mission du service / positionnement hiérarchique :
International Master M1 and M2 in « Development of Drugs and Health Products » (D2HP) : Accueil et formation d'étudiants internationaux dans le domaine du développement des médicaments et des produits de santé.
Service des Relations Internationales de la composante : développement à l'international de la Faculté de Pharmacie, Université Paris-Saclay.
Responsabilité fonctionnelle : Responsable Service Relations Internationales, Faculté de Pharmacie.
Responsabilité hiérarchique : Scolarité, Faculté de Pharmacie.
Missions principales de l'agent.e :
Activités administratives et gestion du budget du master D2HP
Gestion des candidatures des étudiants
Réalisation des tableaux des candidatures M1 et M2 (tableaux Excel et plateformes administratives locales (Apogée, Inception.)
Gestion / Programmation des interviews des candidats
Envoi des certificats de préadmission
Suivi du processus de pré-inscription et offre de services aux étudiants (aide au processus d'obtention d'un logement, visa / permis de séjour, supports financiers)
Communication avec les étudiants candidats et leur accompagnement dans leurs démarches tout au long du process
Gestion des inscriptions au master D2HP (M1 et M2)
Suivi et mise à jour des documents contractuels (suivi des bourses Campus France ou autres bourses spécifiques)
Interface pour les paiements avec Campus France et les Ambassades
Gestion du choix des options d'enseignement de l'année OTU (Optional Teaching Unit) (M1 et M2) et des axes d'enseignement du M2 D2HP
Suivi du master sur l'année
Gestion des plannings M1 et M2
Gestion de la plateforme Ecampus pour la partie M1 et M2 D2HP (scolarité, dépôts de documents.)
Gestion des stages des étudiants sur le plan administratif
Organisation des jurys de délibération
Saisie des notes (Apogée), rédaction / édition des procès-verbaux et attestations de réussite
Réponse aux sollicitations et interrogations des étudiants
Planification des réunions mensuelles du master et rédaction de compte-rendu
Suivi des alumni D2HP
Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants inscrits au master D2HP M1 et M2
Enquêtes régulières à envoyer aux anciens étudiants diplômés du master, mise en forme des résultats
Gestion financière du master D2HP
Suivi du budget
Demandes de devis et achats
Activités administratives et gestion du budget du Service des Relations Internationales
Assistante administrative du Service des Relations Internationales
Gestion financière : budget, devis, achats, commandes
Aide à l'organisation et la gestion du budget des programmes BIP (Blended Intensive Programme) européens
Actions de communication
Gestion de sites web (site du master international, page de l'« international » du site de la Faculté de Pharmacie)
Réseaux sociaux en collaboration avec le service communication de la Faculté de Pharmacie et la Graduate School HeaDS
Gestion de l'évènementiel
Gestion des différents types d'évènements organisés dans l'année : symposium, accueil de délégations internationales, activités extra-académiques, workshop, activités pédagogiques. liés à l'activité du master D2HP et du Service des Relations Internationales
Savoir-faire :
Utilisation des outils informatiques usuels (pack office complet et logiciels de gestion)
Capacité rédactionnelle (attestation, lettre officielle) (français et anglais)
Capacité à créer et automatiser les process dans un but de rationalisation et d'efficacité dans son travail
Liaisons fonctionnelles (Etudiants / Bureau du D2HP / Enseignants / Chercheurs / Enseignants-chercheurs) et avec les nombreux services de la Faculté de Pharmacie (Scolarité, Service financier, Service de la communication, Service informatique