Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F) EARL DOMAINE DE LA GRANGE

L'assistante administrative assure la gestion administrative, commerciale et réglementaire du domaine viticole. Elle participe au suivi des ventes de vin, à la gestion des obligations administratives liées à la filière viticole et contribue à l'accueil des clients et visiteurs du domaine.
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Missions principales
1. Gestion administrative du domaine
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des emails
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Classer et archiver les documents administratifs
- Mettre à jour les bases de données (clients, fournisseurs, partenaires)
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2. Administration des ventes (ADV)
- Saisir et suivre les commandes clients (particuliers, cavistes, restaurateurs, distributeurs)
- Établir les devis, bons de livraison et factures
- Suivre les règlements et effectuer les relances clients
- Gérer les expéditions de vin (transporteurs, préparation des documents)
- Mettre à jour les stocks et les disponibilités produits
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3. Suivi réglementaire viticole
- Tenir à jour les registres obligatoires (entrées/sorties de vins)
- Préparer les déclarations administratives (douanes, interprofession)
- Assurer le suivi des documents de circulation (DSA, DAE, etc.)
- Participer à la préparation des contrôles administratifs
- Suivre la traçabilité des lots et des mises en bouteille
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4. Gestion des stocks et logistique
- Suivre les stocks de vin en bouteille et en vrac
- Suivre les stocks de matières sèches (bouteilles, cartons, étiquettes, capsules)
- Coordonner la préparation des commandes
- Organiser les expéditions et livraisons
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5. Accueil et œnotourisme
- Accueillir les visiteurs au domaine
- Organiser les dégustations et visites
- Gérer les réservations de groupes
- Participer à la vente directe au caveau
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6. Communication et événements
- Participer à la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
- Préparer les supports pour salons, foires et événements
- Suivre les relations avec les clients et partenaires
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Compétences requises
Compétences techniques
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance d'un logiciel de gestion commerciale
- Connaissance de la réglementation viticole et douanière appréciée
- Maîtrise du français écrit et oral
- Notions d'anglais appréciées (clientèle étrangère)
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Qualités personnelles
- Sens de l'organisation
- Rigueur administrative
- Polyvalence
- Bon relationnel
- Autonomie
- Discrétion
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Formation et expérience
- Bac +2 en gestion administrative, commerce ou assistanat (BTS GPME, BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale)
- Une expérience dans le secteur viticole, agricole ou agroalimentaire est un plus
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Conditions particulières
- Activité plus soutenue pendant certaines périodes :
o vendanges
o mises en bouteille
o salons et événements commerciaux
Travail du lundi au vendredi (horaires à définir)
Poste à pourvoir dès que possible