Assistant commercial & administratif (H/F) CFCR VINDRET

1. Accueil et relation client
- Accueillir les visiteurs et stagiaires ( physique, téléphone) de manière professionnelle et conviviale
- Présenter les différentes formations proposées (C, C1, CE, D1, BE, A1, A2, A, 125, B96) et expliquer les démarches d'inscription et de financement
- Répondre aux demandes d'information par mail/ téléphone avec clarté et réactivité
- Recueillir les besoins des prospects et entreprises pour orienter vers la bonne formation
2. Suivi commercial et administratif
- Établir les devis de formation et effectuer les relances des devis en attente
- Suivre les acomptes versés (CB, chèques, espèces, paiements en 4 fois)
- Transmettre les devis validés à la secrétaire polyvalente pour édition des contrats de formation et envoi des dossiers d'inscriptions
- Assurer la gestion des inscriptions et le lien avec les outils de planification en collaboration avec la secrétaire
- Organiser les plannings d'évaluation avec les formateurs et en informer les clients
- Gérer les réclamations clients de manière professionnelle et rendre compte à la responsable
- Suivre la satisfaction client...
3. Gestion comptable et administrative
- Facturation clients : Émission des factures de formation (moto, poids lourds, CPF, repasses, fin de formation) selon les modèles et procédures en place
- Suivi des règlements : Enregistrement et suivi des encaissements (virements, chèques, CB, espèces, paiements échelonnés)
- Relances clients : Effectuer les relances amiables pour les impayés (mails et appels téléphoniques de niveau 1)
- Gestion des factures fournisseurs : Réception, vérification et transmission immédiate par mail à la responsable de toutes les factures fournisseurs reçues (courrier ou mail)
- Tenue d'un tableau de suivi : Mise à jour régulière des tableaux de suivi des factures et règlements
Note : La saisie comptable, les déclarations fiscales et la gestion des contentieux restent de la responsabilité de la Responsable Financière & Opérationnelle.
4. Relations entreprises & fidélisation
- Développer et entretenir une relation régulière avec les clients professionnels (B2B)
- Veiller à la bonne image de l'entreprise auprès des partenaires (employeurs, financeurs, collectivités)
- Assurer un suivi personnalisé avec les entreprises pour anticiper les besoins en formation
- Participer à la fidélisation des clients via un suivi proactif
- Contribuer au développement du portefeuille client du CFCR VINDRET
5. Communication & visibilité
Participer à la création de supports : flyers, affichages, visuels réseaux sociaux
Publier et gérer les contenus sur les réseaux sociaux, le site internet, les campagnes emailing
Contribuer à l'image professionnelle et dynamique du centre de formation
6. Suivi des indicateurs commerciaux
- Mettre à jour les statistiques commerciales et pédagogiques :
- Taux de satisfaction client
- Taux de réussite aux examens
- Reporting AFTRAL
- Assurer un suivi régulier des performances et alerter la responsable en cas d'écart
- Proposer des actions correctives ou des axes de développement
7. Coordination renforcée pendant le congé maternité (août-décembre 2026)
Pendant cette période, vous serez le relais opérationnel de la Responsable (joignable ponctuellement) :
- Coordination d'équipe : Assurer le lien quotidien avec la secrétaire polyvalente et les formateurs
- Suivi administratif : Veiller à la bonne circulation de l'information, au respect des procédures et des délais
- Gestion des priorités : Identifier les urgences et solliciter la responsable uniquement pour les décisions stratégiques
- Interface partenaires : Maintenir le contact avec les organismes de financement, clients entreprises et partenaires
- Reporting : Transmettre régulièrement un point de situation à la responsable (mail/téléphone)
Vous travaillez du lundi au vendredi de 08h00 à 16h00.
Une IMMERSION PROFESSIONNELLE est mise en place dans le process de recrutement pour que le candidat ( H/F) vérifie son intérêt pour le poste.