Assistant(e) Administratif(ve) (CDD remplacement congé maternité) (H/F) LES PERLES GRISES

Lieu : EHPAD Les Perles Grises, Sainte-Marguerite, Le Moule - Guadeloupe
Type de contrat : CDD remplacement congé maternité à Temps partiel
Durée : Du 07 avril au 27 juillet 2026
Immersion : Du 16 au 27 mars 2026
Qui sommes-nous ?
Les Perles Grises, c'est avant tout :
- Un EHPAD à taille humaine de 41 résidents
- 3 bâtiments au cœur d'un cadre calme et verdoyant, propice à un accompagnement de qualité
- Une équipe engagée, motivée et investie dans la qualité de l'accompagnement
Sous la responsabilité de la direction, vous participerez à la gestion administrative de l'établissement :
- Accueil téléphonique et physique des parents, partenaires et des usagers
- Visites des structures/unités de vie Des Perles Grises
- Remise des brochures et informations relatives aux différentes unités de vie
- Gestion des Admissions Des Perles Grises :
- Réception des dossiers de demande d'admission papier et sur la plateforme de gestion Via trajectoire
- Relance des pièces administratives justificatifs manquantes
- Envoie des dossiers complets aux commissions de pré admission
- Instruction des dossiers admissibles afin d'organiser les entrées sur les différentes unités de vie avec l'IDEC et la cuisine.
- Rédaction des différents contrats de séjour et de location, ainsi que des règlements de fonctionnement
- Gestion et suivi des dossiers administratifs en lien avec l'Assistante sociale (entrée et départ, reportings sur l'avancée des aides).
- Gestion et Suivi des dossiers administratifs de la RPA en lien avec l'Agent d'entretien (entrée et départ, reportings état des lieux et liste des travaux)
- Gestion et suivi des entrées et des sorties sur les logiciels de gestion, tenue des registres spécifiques
- Réception des règlements en lien avec la secrétaire comptable
- En lien avec l'animatrice, suivi des anniversaires et organisations sur le plan de la logistique (réception des demandes, transmission à l'animatrice et communication générale de l'information).
- Gestion et suivi du registre de décès en fonction de la procédure (avec le directeur)
- Gestion des dossiers admissions au sein du Parcours Prévention Santé
- En lien avec la Coordinatrice du CRT et le personnel du Tiers-Lieu, compléter les plannings de réservation pour les usagers
- Rédaction, envoi et suivi des courriers/mails d'inscription
- Gestion et suivi des dossiers administratifs = entrée et sortie du dispositif
- Enregistrement sur le logiciel de gestion dédié
- Communication des éléments liés à la secrétaire comptable (plannings du mois, factures des prestataires) afin de faire le reportings au niveau de la CGSS.
- Tâches administratives
- Courriers et traitement du courrier arrivé et départ
- Gestion des boites mails d'accueil, mise à jour des dossiers d'admissions EHPAD et CRT)
- Travaux de rédactions de documents administratifs,
- Organisation des déplacements professionnels sur la Guadeloupe et la Désirade = réservation des billets de bateau, des hôtels et de la restauration
- Préparation pour les réunions et commissions (rédaction des convocations, rédactions des comptes rendu, gestion et organisation des salles en lien avec la cuisine et l'animatrice .)
- Traitements des dossiers, enregistrement de la GED Administration et gestion des archives administratives
- Réception des fournisseurs
- Gestion et suivi des livraisons liées aux commandes de l'administration
- En l'absence de la secrétaire comptable, gestion et suivi
Profil recherché
- Expérience ou formation en secrétariat/administration souhaitée
- Très bonne expérience/connaissance du secteur médicosocial
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
- Organisation, rigueur et sens du relationnel
- Dynamique, autonome et disponible
Conditions du poste
- Convention Collective Nationale 51 (CCN 51)
- Coefficient 392
- Poste de jour, avec amplitude de travail en 4h (08h-12h)
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