Agent administratif / Agente administrative (H/F) EHPAD DE PONTACQ

Dans le cadre du renforcement de ses équipes, le Centre Gérontologique recherche un.e agent administratif polyvalent H/F. Poste à temps complet en CDD de 3 mois dans un premier temps. Poste à pourvoir : dès que possible.
Sous la responsabilité du Responsable économique et financier, et en lien étroit avec les équipes soignantes, médicales et administratives, vous assurez un rôle central de coordination, d'accueil et de gestion médico-administrative.
Organisation du poste :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, des familles et des partenaires
- Informer, orienter et accompagner les familles et/ou les résidents
- Gérer les dossiers administratifs et médicaux des résidents dans le respect de la réglementation
- Assurer un lien de qualité entre les résidents, leurs familles, les médecins et l'institution
- Coordonner les relations inter-sites (Nay, Pontacq, Jurançon) et avec les prestataires extérieurs
Activités principales
Secrétariat administratif :
- Tenue du standard téléphonique et accueil physique
- Gestion du courrier (réception, expédition, navette inter-sites)
- Assurer, avec le service achats, les approvisionnements administratifs (fournitures, etc.)
- Distribution du courrier et des journaux aux résidents
- Réception des livraisons et orientation vers les services concernés
- Diffusion et affichage des informations à destination du personnel
- Mise à jour des plannings (coiffure, pédicure, etc.) dans le logiciel de soins
- Gestion des commandes de linge et d'équipements en lien avec les besoins des résidents et des prestataires
Tâches médico-administratives :
Gestion administrative lors des entrées, sorties et mouvements des résidents
- Mise à jour des supports de suivi (tableaux Excel, logiciels métiers)
- Organisation du suivi médical (ordonnances, comptes rendus)
- Gestion des demandes de matériel médical
- Suivi des objets perdus ou endommagés (lunettes, dentiers, appareils auditifs, etc.)
- Lecture quotidienne des transmissions pour le suivi des mouvements
- Gestion du planning de la salle à manger et de la chambre d'hôtes