Assistant / secretariat de direction H/F Proman

Votre agence PROMAN Expertise recherche pour l'un de ses clients, un ASSISTANT / SECRETARIAT DE DIRECTION H/F

Les activités prises en charge par le poste relèvent des domaines suivants :

• Traiter les demandes formalisées sur le Portail pour l'entité
• Appuyer la direction dans la gestion de son agenda
• Gérer les agendas et organiser les plannings de membres de l'EDM en lien avec la gouvernance interne et externe
• Assurer l'interface entre les membres de l'EDM et leurs interlocuteurs (interne et externes)
• Veiller à l'usage et complétion des évènements (réunions, instances, séminaires, maillages)

• Gérer les accès - badges ponctuels des visiteurs et badges permanents des collaborateurs
• Gérer les habilitations informatiques et accès
• Gérer le suivi des demandes de travaux informatiques et télécoms ainsi que le respect des délais
• Assurer la continuité de service de l'assistance

• Rédiger et mettre en forme les documents, comptes rendus, courriers, rapports, supports de communication et en assurer la diffusion aux parties prenantes
• Elaborer ou améliorer des outils de suivi et tableaux de bord, au besoin
• Gérer l'information (mise à jour des listes de diffusions, classements, accès espaces SharePoint…)
• Relayer et assurer la transmission des informations utiles ou nécessaires aux autres membres du collectif et/ou la direction
• Gérer des activités déléguées : appui aux projets dans la gestion du budget/achat (réceptions), gestion RH, contrôle interne,…
• Traiter et s'occuper de la gestion administrative du courrier entrant et sortant (en étant en alerte en cas d'échéance de réponse)
• Gérer la documentation en respectant le processus documentaire de la DPN (ECM, courriers confidentiels)
• Organiser des réunions et/ou évènement (séminaires, manifestations) de bout en bout (lieu, planification, budget/commande/réception, enquête satisfaction,…)
• Organiser et assurer la logistique des déplacements de la direction
• Réaliser les commandes de prestations et/ou de matériel/fournitures tout en vérifiant la conformité des livraisons et des réceptions.

Pour plus d'offres d'emploi, téléchargez notre application myPROMAN intérimaires sur App Store ou Google Play.

Vous possédez les qualités suivantes :

• Sens de l'organisation
• Rigueur motivation
• Bon relationnel
• Disponibilité, assiduité, ponctualité
• Esprit d'équipe, sens du service
• Efficacité, Rigueur et rapidité
• Adaptabilité et gestion des priorités ; Capacité à gérer l'urgence (activité fortuite, remédiation,
  remplacement,…)

QUALIFICATION DEMANDEE :

• Une formation Bac+2 type BTS Assistant de gestion / Assistant de direction / Support à l'action
managériale exigée.

• 3 à 5 ans d'expérience en assistanat ou gestion administrative.
• Une expérience dans un environnement industriel, public, ou dans une entité multi-intervenants (un plus net pour EDF).
• Une autonomie rapide grâce à une bonne compréhension d'environnements complexes.

• Maîtrise de la planification et coordination administrative : gestion des agendas, invitations Teams, consolidation de documents et de tableurs de suivi
• Gestion des flux administratifs internes : demandes de rôles, prolongation droits/accès, suivi rôles et habilitations (SESAME, VPN, messagerie…)
• Aisance avec les outils collaboratifs EDF : Teams, SharePoint, OneNote, Outlook, VO/VEOL.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (managers, prestataires, alternants, RH, métiers).
• Confidentialité et rigueur, compte tenu des données RH manipulées (entretiens, parcours, habilitations…).

Alors le poste est fait pour vous !

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Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROMAN est le 4ème acteur européen sur le marché du travail temporaire et des ressources humaines. Avec 1 278 agences dans 18 pays dont 400 en France, PROMAN fait travailler 100 000 collaborateurs intérimaires chaque jour. Le Groupe fondé à Manosque en 1990, est le partenaire privilégié de plus de 50 000 entreprises des secteurs comme l'industrie, le btp, la logistique, le tertiaire ou l'automobile. En forte croissance année après année, PROMAN surperforme son marché en 2024 avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros. L'entreprise familiale compte aujourd'hui 6 500 collaborateurs permanents et doit sa position à ses valeurs fondatrices : le travail, l'agilité, la bienveillance, l'audace, le plaisir et le bon sens.