Assistant.e administratif.ve (H/F) IMAJ INITIATIVES MULTIPLES ACTION JEUNES

Le poste d'assistante administrative est sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service. Il se situe à l'interface entre les salariés en insertion, les professionnels permanents de la Ressourcerie, le public et la responsable. L'assistante administrative assure le suivi administratif des activités de la Ressourcerie.
Pour ce faire, elle est en charge de la gestion administrative de l'activité, notamment eu égard aux obligations du Fonds Social Européen et aux exigences liées à la certification Qualiopi, ainsi que de l'accueil et de la logistique du service.
Accueil physique et téléphonique
- Gestion du standard téléphonique et de la boite mail de la Ressourcerie
- Accueil, information, orientation du public
- Envoi des courriers, mails
- Répondre aux avis clients sur Google
Administration du personnel
- Élaboration des feuilles de présence des salariés en insertion
- Élaboration du planning PME hebdomadaire
- Réception des états de présence des salariés en insertion chaque semaine
- Entrées sur Eurecia des états de présence (ressourcerie, bâtiment, logistique, espaces verts) pour les décomptes de paye
- Congés des salariés en insertion en lien avec les encadrants (dépôt, solde.)
- Remise et envoi des bulletins de paie aux salariés en insertion
- Création des dossiers d'évaluation et mise à jour du tableau d'évaluation
- Lien avec la chargée de mission RH au siège et appui ponctuelle de la CISP sur les questions liées aux salariés
- Suivi et mise à jour des tableaux des bénévoles, stagiaires, tigistes et classement des conventions
- Participation à l'élaboration du COPIL (en lien avec direction et RH) 1 fois/an
Secrétariat
- Participation aux réunions de fonctionnement hebdomadaire
- Accueil et information auprès des partenaires
- Rédaction et envoi de courriers, attestations, notes de service
- Création d'outils d'information et de communication
- Classement des documents
- Comptes rendus des réunions diverses
Facturation / Comptabilité
- Élaboration des devis et factures, envoi et suivi
- Réparation des erreurs de caisse et élaboration du bilan de caisse
- Contrôle des recettes (comparaison tableau recettes / GDR)
- Réception enregistrement et acheminement des factures vers le service comptabilité
Logistique - Collecte à domicile
- Traitement des demandes de collecte à domicile en lien avec l'encadrant technique, programmation et mise à jour du planning
Gestion des locaux, achat et logistique
- Veille active et achats des produits de base au profit de la convivialité,
- Achat ou commande du matériel nécessaire à l'activité des professionnels de la Ressourcerie,
- Suivi des interventions extérieures en lien avec le siège (extincteurs, .),
- Suivi du livret de sécurité et de la pharmacie,
- Suivi et émargement des intervenants sur l'entretien des locaux
- Suivi de l'entretien des véhicules de la Ressourcerie en lien avec l'encadrant technique et la cheffe de service.
- Suivi de l'inventaire matériel en lien avec la cheffe de service (étiquetage)
Suivi de l'activité / Reporting
- Production de statistiques
- Bilans trimestriels pour les financeurs
- Suivi et mise à jour des tableaux containers réemploi
- Déclarations trimestrielles sur les extranets des éco-organismes
- Bilan des actions de sensibilisation avec l'encadrant technique
- Participation au questionnaire de l'observatoire en lien avec la cheffe de service et le siège.
Qualiopi et FSE
- Suivi des documents Qualiopi en lien avec les référents Qualiopi
- Suivi des documents FSE en lien avec les référents FSE
Profil :
- Capacité rédactionnelle, analytique et synthétique / Aisance relationnelle, sens de l'accueil / Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Canva.). / Organisation, adaptation, réactivité, flexibilité, esprit d'équipe
Formation : BAC+2 et/ou Expérience poste similaire +2 ans
Disponibilité : Février 2026
CDD 8 mois