Responsable de gestion administrative (H/F) CABINET D'ETUDES MARC MERLIN

VOS MISSIONS

Placé(e) sous la responsabilité des responsables de service, vous serez leur assistant(e) avec deux composantes principales :

* La gestion administrative et financière des dossiers et de l'établissement :

Vous contribuerez à l'élaboration des offres d'ingénierie pour des clients publics et des clients privés. Vous aurez en charge la facturation de nos prestations (notre ERP est Navision) et le suivi des créances, le suivi des achats du service. Vous suivrez des indicateurs et préparerez des éléments financiers permettant à vos responsables d'analyser l'activité et de construire le prévisionnel d'activité.

* La gestion quotidienne de l'établissement et l'assistance aux collaborateurs de l'équipe

Vous serez chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique,

* Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres,.)
* Participation à la gestion financière du produit Energie en lien avec le chef de service et ses adjoints
* Gestion administrative du service, participation au montage et à la rédaction des offres d'ingénierie
* Suivi des commandes et relances clients

Gestion quotidienne de l'agence :

* Accueil des visiteurs, et gestion des appels entrants,
* Assistance à la production des collaborateurs : vous participerez au montage des offres d'ingénierie, et vous assisterez les collaborateurs dans la diffusion de documents, notamment la gestion des envois, l'archivage.
* Participation à la gestion quotidienne des locaux, à l'animation de l'équipe, lien avec les services du siège.

Gestion administrative de nos marchés :

* Initialiser les contrats : montage des marchés incluant les pièces contractuelles, justificatives; signatures; réception et enregistrement dans le système d'information NAVISION ,
* Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants,
* Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable de projet,
* Émettre les mémoires d'honoraires, décomptes définitifs de rémunération sur instruction du responsable d'affaire,
* Gérer les interfaces avec le service comptabilité

Gestion administrative des marchés de travaux

* Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des entreprises et par le maître d'ouvrage
* Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l'outil de liquidation et en informer le responsable d'agence
* Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable de projet
* Établir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable d'affaire, en vérifiant l'adéquation avec les données contractuelles du marché
* Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.

VOTRE PROFIL

Vous aimez assumer des tâches diverses et êtes organisé(e) dans votre travail :

* Vous avez des connaissances en facturation, suivi des clients et des contrats.
* Vous utiliserez au quotidien les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que l'ERP de la société (Microsoft Nav). Vous pourrez être amené à utiliser d'autres logiciels tels MS Project ou Powerpoint
* Vous évoluerez dans le milieu de la construction et des travaux, et devrez donc maîtriser le rôle des intervenants à l'acte de construire, les procédures associées ainsi que certaines dispositions du Code de la Commande Publique