Mission de mécénat de compétences : Responsable administratif et financier Tous Bénévoles

Mission proposée par C-Lancé pour Entreprendre
Informations complémentaires

Notre mission : former et accompagner toutes celles et ceux qui souhaitent inventer et développer des activités entrepreneuriales engagées pour la construction d'une société plus inclusive et durable ; et permettre ainsi à tou-te-s et à chacun-e-s de trouver une place et se réaliser en donnant du sens à son engagement.
RÉFÉRENT ADMINISTRATIF.VE et FINANCIER
Sous la responsabilité de la coordination générale et en étroite relation avec lui et du Conseil d'Administration, le (la) référent.e administrative et financier , est chargé(e) de :
Gestion administrative : Définir les besoins et les moyens nécessaires pour optimiser les systèmes d'information, de gestion et de contrôle de l'activité ; Mettre en place et suivre les procédures, les indicateurs et les systèmes de contrôle (suivi des prestations, reporting à la coordination générale, tableaux de production individuels et indicateurs associés...) ; Garantir la conformité et l'homogénéité des documents administratifs (contrats, feuilles d'émargement, évaluations…) et veiller à ce que les procédures soient respectées par tous les salariés et prestataires sur l'ensemble des sites ; Organiser les sessions de formation collectives (planification, réservation des salles, coordination des intervenants, préparation des documents administratifs d'ouverture et de clôture, organisation des jurys de certification) et apporter un appui administratif aux salariés et prestataires pour les accompagnements individuels ; Encadrer, le cas échéant, des assistants administratifs et/ou comptables (salariés ou prestataires) ; Assurer le suivi des conventions financières de l'association, rédiger les rapports d'activité et bilans, et gérer les relations technico-administratives avec les donneurs d'ordre ; Gérer la facturation ainsi que les paiements clients et fournisseurs ; Traiter les réclamations ; Elaborer le rapport d'activité annuel ; Organiser au niveau logistique les assemblées générales ; Gérer les différentes bases de données (partenaires et prescripteurs, entrepreneurs, adhérents...) ; Travailler en étroite collaboration avec les différents référents (communication, pédagogique…) et alerter la coordination générale de toute anomalie (niveau d'activité, non-respect des procédures, qualité des relations avec les financeurs…).
Gestion financière : Mettre en place et organiser un système administratif et comptable fiable pour garantir la qualité de la facturation et des comptes de l'organisme ; Transmettre les informations comptables et financières au cabinet externe (factures, pointages…) ; S'assurer du paiement des différentes taxes et obligations (taxe sur les salaires...) ; Assurer la gestion salariale (contrats, paie, déclarations sociales) ; Assure la gestion de la trésorerie et les relations fournisseurs ; Contrôler la situation de trésorerie et alerter la coordination générale en cas d'anomalie ou de risque d'insuffisance pour couvrir les charges du trimestre suivant.
Participation au fonctionnement de l'organisme : Informer et alerter la coordination générale des difficultés rencontrées dans l'exécution de la mission ; Proposer des pistes d'amélioration pour optimiser l'organisation administrative et financière de la structure.

Compétences et savoir-être

Profil expérimenté de responsable admnistratif et financier. Idéalement connaissance des organismes de formation.
Compétences attendues : Bonnes connaissances des réglementations des organismes de formation, de la qualité des organismes de formations ; Maîtrise des techniques et procédures administratives et des systèmes de contrôle ; Maîtrise des outils informatiques et de leur utilisation pour développer des outils de contrôle.
Qualités personnelles requises : Sens des responsabilités, discrétion et confidentialité ; Capacité d'anticipation et d'adaptation ; Autonomie, rigueur et méthode ; Sens de l'écoute, du contact et du relationnel, notamment avec les autres référents (communication, pédagogique, coordination) et avec les salariés et prestataires de l'organisme. Disponibilité demandée
Mi-temps à temps plein