Assistant(e) Travaux ADEQUAT

Sous la responsabilité du Responsable travaux, vos missions principales consistent à rédiger les documents administratifs, gérer et assurer le suivi des dossiers techniques, et apporter une aide technique au chef de projet :

Gestion administrative :

• Gérer les emplois du temps (agendas travaux, réunions, déplacements sur sites)
• Organiser les RDV sur site (préparation dossiers, validation dates avec les partenaires externes, création et suivi de rétroplanning d'interventions)
• Gérer les relations prestataires (synthèse des demandes, transmission de cahier des charges)
• Gérer le standard téléphonique du service
• Assurer la gestion du courrier du service, des emails, les fournitures du bureau, la réservation des voitures de service.

Gestion des dossiers travaux :

• Préparer et constituer les dossiers de présentation pour chaque projet
• Synthétiser les besoins du responsable travaux pour transmission aux prestataires
• Gérer les commandes des fournisseurs.
• Assurer l'interface entre le responsable travaux et les prestataires
• Assurer le suivi et prendre les RDV obligatoires (APAVE)
• Effectuer le suivi administratif du démarrage des travaux : validation devis, contrat de sous-traitance
• Assurer le suivi des règlements d'acomptes avant démarrage des travaux
• Effectuer la validation et le suivi de la facturation, note de frais
• Mise en place de fiches process (livret de procédure).

Nous recherchons une personne dynamique, motivée, et rigoureuse, avec un excellent sens du relationnel pour rejoindre notre équipe ! Si vous êtes organisé(e), avez un bon sens des priorités et êtes prête à relever des défis variés, ce poste est fait pour vous.

Votre profil :

• Organisation & gestion des priorités : Vous savez jongler avec différentes missions et êtes capable de gérer efficacement votre emploi du temps.

• Polyvalence : Vous êtes à l'aise avec des tâches diverses et avez un esprit flexible qui vous permet de vous adapter à un environnement en constante évolution.

• Formation : Vous êtes diplômé(e) d'un Bac à Bac+2 en gestion PME/PMI ou tout autre domaine similaire.

• Expérience : Vous avez déjà une première expérience d'au moins 2 ans sur ce même type de poste.

• Compétences informatiques : Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint) et Autocad, ainsi que des bonnes pratiques rédactionnelles.